営業マンが請求書について知っておくこと

請求書とはクライアントに対する請求を促す書類であると同時に、納品を果たしたことの証跡・証という側面も有する。従って実際の納品日と請求書に記載された納品日が異なる場合、費用計上の観点から不適切な会計処理が行われる可能性があるため、特に請求書を発行する際に、納品日と金額は間違いのないようにしておくべきである。

営業マンが請求書について知っておくこと

営業マン個人が請求書に普段から触るという機会は実はあまりないのではないのではないでしょうか？企業規模が大きくなるとほとんどがオートメーションだったり、最近ではwebで自動発行される機会も多くなったことから、実際に自分で請求書の発行業務をしたことがあるという営業マンは実はそれほど多くはないと思われます。

従って、請求書の原本を確認したことがない営業マンはたくさんいるでしょうし、実際に請求書に記載されている中身について実はよく知らないという営業マンもたくさんいるはずです。特に請求書にどのような内容が記載されていて、どのような点については特に理解を深めておかなければならないのかという点についてまとめました。

請求書全般について

請求書全般について知っておかねばならないこととしては、例えば下記のようなものがあります。

• 請求日付、支払い日付が記載されている
• 納品日が記載されている
• 数量・単価・金額・消費税額が記載されている
• 支払い方法や振込先、手数料の負担等について記されている

これらは一般的な知識としておそらく多くの人が持っているでしょうし、実際に請求書を発行することになれば、おそらくもっと細かく記載されているページを発見できると思います。しかし請求書については「完璧な雛形に則って記載していればそれで問題ない」というものでもありません。

請求書に印鑑は不要

慣習として請求書に印鑑を押すのは普通になっています。印鑑のない請求書は対応をしてくれない企業もあります。しかし請求書の効力になんら影響を及ぼすものではなく、各印の有無によって請求権の有無や支払い義務の有無が左右されたりすることはありません。あくまでも商慣習に過ぎないことを知っておきましょう。

請求書がなくても支払い義務は存在している

請求書を発行するというのも実は一つの商慣習に過ぎず、請求書の有無が支払い義務の有無を左右しているわけではありません。つまり支払い側からすると請求書が届かない＝支払い義務がないわけではありません。逆に請求書がなくとも事前に支払い金額について合意がされているのだとすると、支払う義務が生じています。

時々、請求書の送付を忘れていて支払いを受けていないことに気づくこともあるかもしれません。もちろん請求書というのが一つの商慣習といっても、かなり大きな商慣習であることには違いなく、サービスや役務の提供が完了したら、請求書を送付するというのはビジネスの世界においては暗黙の了解です。

従って、もし過去分の請求書未送付が発覚したら、素直に先方企業に謝罪の上で改めて送付させていただくのが一番よいでしょう。特に、もし仮に先方の決算期などをまたいでいる場合、大変大きな迷惑をかけることは承知しておかねばなりません。

請求書で一番大切なのは金額と納品日付

請求書は支払う側にとっては、自社以外の機関が発行した「いつの期間にどれだけの費用が発生したか」ということを表す証跡となりうるものです。この根拠が請求書に記載された金額と納品日付となります。

クライアントが前払いをしたいと言い出した時に気をつけておくこと

現行会計では適切な期間損益計算の考え方を重視しており、どの期間（どの決算期）における費用かということを特定するために、請求書に記載されている日付を指標としています。つまり請求書に記載された日付が、実際に納品された日付と異なっている場合、これは適切な期間損益計算が実施されないということに他なりません。

これはどういうことかというと、その期の正しい費用が認識できずに正しい利益を認識することができません。ということは利益を実際に多く計上したり少なく計上したりすることが可能となってしまい、恣意的な利益操作に使われてしまう可能性があります。また多くの場合はこれが脱税に使われる危険性もあります。

従って、請求書を発行する際に一番気をつけなければならないのは、どの期間に納品したものの対価として、いくらの金額を先方に請求するのかということが明確になっていることが非常に大切です。特に先方から納品日の日付を空欄にしておいてくれと言われたり、実際とは異なる納品日を記載してほしいなどの要望に対しては絶対に対応してはいけません。

インボイス制度が変えた「最低条件」——番号ひとつで取引先が損をする

いま請求書を語るなら、インボイス制度（適格請求書等保存方式）を外せません。2023年10月に始まったこの制度で、請求書に必要な記載が厳格化されました。従来の記載項目に加えて、適格請求書には「登録番号（Tから始まる13桁）」「税率ごとに区分した対価と消費税額」「適用税率」の記載が求められます。ここが実務で効いてくるのは、要件を満たさない請求書を出すと、受け取った取引先が消費税の仕入税額控除を受けられず、その分だけ相手が余計に税を負担することになるからです。つまり請求書の不備が、自社ではなく取引先の損に直結します。

営業3年目として最低限おさえるべきは二つです。ひとつは「自社が適格請求書発行事業者として登録済みか、登録番号は何番か」を即答できること。取引先の経理から番号を聞かれる場面は珍しくありません。もうひとつは、10%と軽減税率8%が混ざる取引では、税率ごとに金額を分けて書く必要があること。飲食を伴う手土産や定期購読物などが絡むと、ここを一本化した請求書は差し戻されます。相手が免税事業者からの仕入で困っているなら、経過措置の存在を知っているだけでも会話が変わります。

発行して終わりではない——入金確認までが営業の担当範囲

請求書を正しく発行するところまでは、気を配る人も多いはずです。けれど実務で事故が起きやすいのはその先、入金までの区間です。請求書を送った瞬間に、その売上には「いつ入金されるか」という期限が発生します。多くの取引は「月末締め・翌月末払い」のような支払サイトで動くので、発行日ではなく入金予定日をカレンダーに置き、その日に着金しているかを消し込む習慣が要ります。

ここを経理任せにする営業と、自分の案件の入金を自分で追う営業とでは、数字の締まり方が違います。入金が予定日を過ぎたとき、最初に気づけるのは、その取引の経緯を知っている営業です。「振込先が先方の新システムに登録されていなかった」「請求書が担当者の異動で埋もれていた」といった詰まりは、経理には見えず営業になら見えます。売った金額が会社の口座に着地するまでが一件の仕事だと捉えると、請求書は商談の終わりではなく、回収という最後の工程の始まりだと分かります。未入金のまま放置された売上は、帳簿の上では「売れた」のに現金にならない、いちばんたちの悪い状態です。

請求書には「時効」がある——追わなかった売掛金は法的に消える

入金を追う話には、もう一段シビアな裏づけがあります。請求する権利、つまり売掛金の債権には消滅時効があり、原則として権利を行使できる時から5年で時効にかかります。放置すれば、正当に請求できたはずの売上が、法律上も回収できなくなります。「そのうち払ってくれるだろう」と催促を先延ばしにして年単位で忘れると、会社は請求権そのものを失いかねません。

実務では、支払いが滞った相手に対して、口頭の催促だけでなく記録の残る形で請求を続けることが効きます。内容証明郵便による催告や、支払督促、取引先が一部でも支払って債務を認めること（債務の承認）は、時効の進行を止めたり振り出しに戻したりする効果があります。営業3年目がここまで法務を担うことは多くないにせよ、「未回収を放っておくと売上が法的に蒸発する」という事実を知っているだけで、督促を後回しにしなくなります。回収は気まずい仕事ですが、気まずさを避けて黙っていることが、いちばん高くつきます。

紙とハンコの発想から抜ける——電子帳簿保存法と保存のルール

最後は、請求書の「その後」の扱いです。近年は請求書もPDFやWeb発行が主流になり、電子帳簿保存法によって、メールやシステムでやり取りした電子取引のデータは、電子のまま保存することが求められています。受け取ったPDFの請求書を紙に印刷してファイルするだけでは要件を満たさない、という点は誤解されがちです。日付・金額・取引先で検索できる形での保存や、改ざん防止の措置が前提になります。

保存期間にも決まりがあり、法人は原則7年間の保存が必要です（欠損金が生じた年度など、さらに長期の保存を求められるケースもあります）。営業が自分で保存システムを設計することはないでしょうが、自分が受け取ったPDF請求書を個人メールの受信箱に埋もれさせず、社内の所定の場所に流す——その一手を怠らないだけで、後の税務対応での探し物が消えます。体裁の細部は、検索すればおおよそ追いつけます。だからこそ、雛形では埋められない「番号・入金・時効・保存」の四点を、営業側の勘所として持っておく価値があります。

そもそも請求書とは、営業の仕事を「私の手柄」から「公の事実」へ書き換える一枚である

ここまで、インボイス、入金、時効、保存と、請求書をめぐる実務を並べてきました。最後に、そもそも請求書とは何のための紙なのかを捉え直しておきたいと思います。

多くの営業にとって、請求書は「お金をくださいと伝える事務書類」でしかありません。受注できた瞬間に商談は決着し、あとは請求書を出すのは経理的な後始末、という感覚です。けれど、なぜ金額と納品日がそれほど重んじられるのか、その理由まで降りていくと、請求書の正体が見えてきます。請求書は、あなたと顧客のあいだで起きた取引を、当事者以外の第三者——相手の経理、税務署、監査人——が読める言葉に翻訳した、たった一枚の公式文書なのです。商談中の口約束も、握手も、熱意も、第三者には見えません。それらが「いつ・何を・いくらで納めたか」という形に凝縮され、検証可能な事実になる場所が、請求書です。

そう捉えると、営業にとっての請求書の意味が変わります。あなたが売った仕事は、受注した時点ではまだ、あなた個人の記憶のなかの手柄にすぎません。それが請求書という形をとり、相手に受け取られ、会社の帳簿に金額と日付で刻まれて、初めて「取引があった」という動かせない事実になります。言い換えれば、請求書とは、営業の成果を私的な達成から公的な記録へと登記する手続きです。だから納品日を一日ずらすことも、金額を曖昧にすることも許されない。それは事務上のミスではなく、公式な事実の改ざんに等しいからです。優れた営業は、契約を取る力だけでなく、取った仕事を一枚の請求書として過不足なく確定させ、現金として着地させるところまでを、同じ一続きの仕事として引き受けています。売れた話を、誰が見ても揺るがない事実として帳簿に残す。その最後の一筆が、請求書なのだと思います。

終わりに

営業マン自らが請求書の作成や発行業務をしているケースはそれほど多くはないかもしれません。しかしもしそのような機会があった時に一番気をつけたいのが、請求書の日付と金額です。実際の納品日と請求書に記載された納品日付が完全に一致していることは確認しましょう。さらにそれに紐づく金額が適切なものであることも当然確認する必要があります。

それ以外の体裁などについては、予め検索するなどすればだいたいのことは概要を掴むことができます。あとは、企業によって多少違う可能性もありますので、実際に請求書を送付する前にクライアントに対して、仮の請求書を送付し、内容に抜け漏れがないか等を確認してもらった上で、押印して送付するのが望ましいかもしれません。

営業マンを意識するだけで、結果は変わります。お伝えした内容を、次の商談や日々の行動に落とし込んでいきましょう。

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