攻めの営業事務とは｜5つのサポートと失注・値引き分析

営業が求める「攻めの営業事務」が実施する5つの営業サポート　攻めの営業事務が握る「失注ログ」と「値引きの効き目」――数字で営業を動かす2つの分析

営業事務は営業から求められる営業サポートをこなすだけでなく、自ら主体性を持って営業マンのサポートをしていくこと「攻めの営業事務」になることもできます。「攻めの営業事務がやっていきたこと」として、1.営業日報の分析　2.マニュアル作り　3.営業マンの行動分析　4.見込み客の属性を調べる　5.テレアポを行う　などを取り上げています。

営業マネージャの役割について知見を広げたい方はこちら。プレイヤーとの違いが腑に落ちます。

→ 営業マネージャの役割とは？　仕事内容と求められるスキル｜チームで数字を作る営業マネージャの実務 ── 案件管理・育成の仕組み化・対上マネジメント

営業が求める「攻めの営業事務」

営業マンを支援する営業事務も、その活躍によって営業マンの負担をかなり減らすことができます。もちろん営業マンが求める内容を丁寧にこなすことで営業マンはとても助かります。しかしそれだけではなく営業事務が主体性を持って、要求されていなくてもやっていきたいサポートをすることもできます。それを営業が求める「攻めの営業事務」よ呼びます。攻めの営業事務が主体性を持ってやっていきたい以下の5つのポイントを取り上げてみます。 営業日報の分析 マニュアル作り 営業マンの行動分析 見込み客の属性を調べる テレアポを行う

営業日報の分析とは

営業マンは1日の活動記録を営業日報にまとめます。それをマネジャーが見て、適切なアドバイスを行うことになります。その分析を営業サポートが行うことで、マネジャーは短時間で各営業マンの活動内容を把握できるので、迅速に指示を出せます。例えば分析する観点としては、クライアントごとの訪問頻度や訪問回数からの受注確率などです。 「1訪問あたりの期待受注額」を答えることのできる営業マンがどれほどいるでしょうか？過去の訪問数と過去の受注額から簡単に作成することができます。効率よく受注を上げることができている人の業務などを知るためのきっかけにもなりえます。

マニュアル作りとは

営業マンは個人で行動しますが、それぞれに見込み客から様々な質問を受けるものです。その想定問答集のようなものを作成し周知することで、他の営業マンが役立てることができます。特にこれらは新卒営業マンや中途入社組などにとっては大変助かります。 先輩営業マンが過去長い年月をかけてクライアントと対応してきた回答を手に入れることだけでなく、クライアントがどのようなことに悩んでいるのかということを知るてがかりになるのですから、育成観点でもぜひ営業事務が主体になって作成をしていきたいものです。

営業マンの行動分析とは

成績の良い営業マンの業務プロセスを分析することで、成約率を高める行動パターンを定型化することができます。それを共有することで、部署全体の売上を向上させることができます。先述した日報の分析と同じ観点ですが、過去の行動履歴がもし何かしら残っていれば、行動履歴と受注内容とをひも付けて分析してみるとよいでしょう。 もしなければ、営業マンのスケジュールでも構いません。できる営業マンとそうでない営業マンとのスケジュールと受注内容を照らし合わせて、付き合わせてみれば、何かしらの明確な違いが生まれるはずです。

見込み客の属性とは

テレアポによる見込み客作りの中で、共通する属性というものが見えるようになります。営業事務でその分析を行うことで、テレアポで使用するリストを効率的なものにすることができます。いわゆる顧客セグメントに近い考えになりますが、アポが取りやすいのはどういった業界、どういった規模のクライアントなのかということが明らかになるだけでも、その後のリスト管理の優先順位を決めることができます。

テレアポを行う

営業サポートがテレアポを行うことで、新規顧客をより多く作ることができます。営業マンは外回りに集中できるので、効率良く客先を訪問できるようになります。またテレアポのトークスクリプトがなく、営業マン個人個人任せになっているのであれば、一つのマニュアルなどを作成するということでテレアポを効率化したり、新人でもすぐに取りかかれるようになることも大きなメリットでしょう。詳しくはインサイドセールスに関して詳しいこちらの記事が参考になります。  

勝ちパターンより先に「負けパターン」を解剖する

営業日報の分析や行動分析というと、成績の良い営業マンの動きを定型化する話になりがちです。営業の業務時間の4割前後が見積作成などの間接業務に消えるとも言われますが、攻めの営業事務の本当の価値は、その作業を肩代わりすることよりも、空いた頭で「数字を読む」ことのほうにあります。 そして数字を読むなら、まず手をつけたいのは勝ちパターンではなく「負けパターンの解剖」。営業マンは自分の失注を細かく振り返りたがりません。痛いからです。だからこそ、案件の利害から一歩離れた営業事務が失注案件だけを集めて並べると、本人には見えない共通項が浮かび上がります。 やり方は単純。直近半年の失注案件を、1.失注が確定したフェーズ（初回訪問・提案後・見積後・稟議中）、2.競合の有無、3.最後に顧客が口にした断り文句、の3列で一覧にします。 30件も並べると、たとえば「見積提出後に2週間連絡が空いた案件の失注率が突出して高い」といった事実が数字で見えてきます。営業マンに「フォローが遅い」と口で言っても響きませんが、「見積後2週間放置の失注率は◯割です」と一覧を見せれば、行動はその日から変わる。攻めの営業事務の武器は、説教ではなく一覧表です。

改善の回し方について知見を広げたい方はこちら。やりっぱなしを、次の成果につなげられます。

→ 「営業のPDCAを確実に高速で回す」営業企画の「Act（改善）」のお仕事とは｜改善を「反省会」で終わらせない──直す場所の見つけ方、定番の打ち手、個人で回すA

「値引き1割」が利益に与える本当のダメージを見える化する

もう一つ、営業マンが感覚で流しがちで、事務だからこそ数字で示せるのが値引きの影響。「あと1割引けば決まります」という報告は日常的に上がってきますが、その1割が利益をどれだけ削るかを正確に答えられる営業マンがどれほどいるでしょうか。 粗利率20%の商材で売価を10%値引けば、利益はおよそ半分になります。値引き額そのものではなく、利益の目減り幅で語ると、同じ「1割」がまったく違う重さに見えてきます。 営業事務は見積データを持っているので、ここを定点で集計できます。担当者ごとに「平均値引き率」と「受注率」を並べてみると、値引きを増やしても受注率はほとんど変わっていない、という担当者がたいてい何人か出てきます。 その人は値引きで決めているのではなく、値引きしなくても決まる相手にまで値引きしている可能性が高いのです。商談前のひと声「この案件、値引き前提になっていませんか」を事務から差し込めるかどうかで、部署の利益は変わってきます。要求される前に見積の数字へ自分から踏み込む。これが、言われた処理をこなすだけの事務と、攻めの営業事務との分かれ目になります。  

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