コピペOK!ビジネスメールの書き方まとめ【例文】【マナー】

コピペOK!ビジネスメールの書き方まとめ【例文】【マナー】ビジネスメールは「テンプレ集め」より「記録に残る前提」で書く――全種類に共通する2つの軸

ビジネスメールの書き方の記事を状況別でまとめています。普段のビジネスシーンはもちろんインターンや英文ビジネスメールまで！随時更新しています。

仕事の成否を分けるビジネスメール

相手に電子メールを送る場合その記録は半永久的に保存されます。話したことは忘れ去られてしまっても、メールは何度でも読み返されビジネスパーソンとしてのあなたの評価に大きく関わります。それまで相手に良い印象を与えられていたのなら維持向上させるため、悪い印象を持たれてしまっているなら、それを改善するため、エビデンスとして残るビジネスメールの書き方の基本を覚えていきましょう。

基本的な書き方とマナー

まずは基本を押さえましょう。

• コピペして使えるビジネスメールの書き出し【社内/社外】【目上/同僚】【英語】
• 【例文】【テンプレート】ビジネスメールの締めと結び！

ビジネスメールで使う言葉

• 「取り急ぎお礼まで」は間違った使い方？取り急ぎの意味とメールでの使い方・言い換えのまとめ
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挨拶のメール

• 【電話・メール例文】【自己紹介】異動の挨拶のマナー！！
• 退職挨拶をメールで送る時のポイントと送り先別の例文（社内一斉・上司・同僚・社外の取引先向け）

お礼のメール

ビジネスメールの中でもお礼メールはあなたのビジネスパーソンとしてのマナー、常識をアピールできるチャンスです。送るタイミングや文面など、少しの工夫で受注確度を高めることにつながります。普段から忘れずに送れるようにすると理想的です。

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お詫びのメール

お詫びのメールにおいて大切なことといえばやはり誠意。マナーを間違えてしまったり気遣いが足りなかったりするとそれだけで社会人としての信用を失いかねず、会社としてもダメージを受けます。

• クレームメールにはどう対応する？炎上させないためのポイントと返信例
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人付き合いのメール

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英文メール

近年英語を使う機会が増えたという方も多いのではないでしょうか。チャット等新しいアプリケーションを使ったコミュニケーションも増えていますが、電子メールが使われる機会はまだまだ多いはずです。またマナーに則ったチャットは電子メールのマナーを覚えて初めてできるものと心得ましょう。

• 【超基本】はじめてでも大丈夫！英文ビジネスメールの書き方とマナー【例文】【テンプレ】

就職活動

インターンに参加したり面接の機会をもらうたびに企業側に対しメールを送る必要が出てきます。就職活動中は特に、一挙手一投足が内定を得られるかどうかに関わってきます。また、就職をしない企業に対しても例を失しないことは社会人としてのこれからを作る上で重要です。１通１通大切に書きましょう。

• 【アポ】【テンプレ】OB・OG訪問の依頼メールの書き方
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• OB(OG)訪問のリマインドメール
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メールの本質は「残ること」――だから"証拠"として設計する

ビジネスメールの書き方というと、お礼、お詫び、依頼、挨拶と、状況ごとにテンプレートを覚えることに意識が向きがちです。種類はたしかにたくさんありますが、現場で長くメールを使ってきて思うのは、どの種類にも共通する一本の軸がある、ということです。それは、メールは話し言葉と違って、半永久的に記録として残る、という点です。

口で話したことは、たいてい忘れられます。けれどメールは、何度でも読み返され、あとから検索もされます。これを弱みと捉えると、一通ごとに身構えて手が止まります。逆に、武器として使うと、メールは一気に頼もしい道具になります。たとえば商談や打ち合わせのあとに、決まったこと、次の宿題、期限を一通にまとめて送っておきます。

これだけで、後から「言った、言わない」でもめることがなくなり、そのメールがそのまま議事録の代わりになります。お詫びのメールでも、謝罪の言葉だけでなく、原因と再発防止策まで書いておけば、それは誠意が残る記録になります。逆に、その場の感情で書いた一言も、同じように永久に残ってしまいます。腹が立ったときほど、すぐに送らず一晩おきます。残ることを前提に設計するだけで、メールの質は大きく変わってきます。

テンプレは「土台」――差がつくのは"自分の一文"と"読み手の処理コスト"

コピペで使えるテンプレートは、出発点としてとても便利です。型を知らないまま書くより、まず型を押さえたほうが、失礼もなく早く書けます。ただ、テンプレートだけで満足してしまうと、もったいない結果になります。

なぜなら、同じテンプレートは、ほかの大勢も使っているからです。誰にでも当てはまる文面は、読み手の心には残りません。差がつくのは、型の中に、その相手とその場面でしか書けない一文を、一つ足せるかどうかです。「先日おっしゃっていた○○の件」のように、固有のやり取りを一つ入れるだけで、文面は急に体温を持ちます。

もう一つ、すべてのメールに共通する原則が、読み手の処理コストを下げることです。相手は、毎日大量のメールをさばいています。ですから、件名だけで用件と差出人が分かること、本文は最初の三行で結論が見えること、一通につき用件は一つに絞ること。

この三つを徹底するだけで、忙しい相手が数秒で要点をつかめます。丁寧に書くことと、長く書くことは違います。相手の時間を奪わない短さこそ、いちばんの気遣いです。テンプレートを土台にしつつ、自分の一文と、読み手への配慮を重ねていきます。これが、どの種類のメールでも効く、いちばんの近道になります。

Noteも書いてます

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