クラウドの受注管理システムでできること
こむぎクラウドの受注管理システムとしてできることは膨大にあります。しかしクラウドサービスによってできることが違ったり、そもそも自社に必要な機能と比較したら過不足があったりという可能性もあります。まず自社に必要な機能を理解し、その上で機能を満たしているのはどのサービスかという観点と、今および将来の必要な費用感の二つの観点でクラウドサービスを比較検討する必要があります。
受注管理システムとは
受注管理システムとは、一定期間における売上目標額と受注状況の二つを登録し、受注状況の管理をするシステムです。目標に対する進捗を管理するだけでなく、過去の受注情報をストックすることができるため、受注傾向の分析などをレポーティングする機能があったり、受注登録のタイミングで納品月を認識することで、PL作成や請求書発注までできるシステムも存在します。
大前提として受注管理システムは必要
大前提として、その時々の現在の受注状況を確認する必要がありますので、何らかの形で受注管理をするシステムは必要になります。もちろん個人事業主や立ち上げ間もないベンチャー企業であれば、そこまで受注額も取引社数も多くないため、すぐに必要とは限りませんが、取引社数で50社、売上金額で3000万程度を超えてくるのであればなんらかの形で受注管理システムの導入を検討したほうがよいでしょう。
クラウドの受注管理システムでできること
世の中にある受注管理システムでできることを全て網羅したような受注管理システムが存在したとすると、そのシステムが備えている機能は以下のようなものになります。
- 事業全体の目標および受注進捗の管理
- 店舗や支店、組織別や商品別の受注状況の確認
- 過去受注データのストックや売上分析のレポート機能
- 受注前の商談管理や商談のステータス管理
- プロセスと受注情報の紐付けや分析機能
- 営業マンごとの行動管理
- 担当者の氏名や役職、過去の取引情報などのクライアント情報の登録と確認
- 外部データと受注管理システムとの紐付け
- 外部システムとの連携
- エクセルなどによるローデータでの吐き出し
- アクセスなどを用いた非定型でのデータ抽出
- 受注後の納品管理
- 取引ランキング機能
- 顧客セグメントの登録と顧客情報の紐付け
- 請求書や債権管理
- 商品情報との接続
- etc
このように一言で受注管理システムと言っても、できることは膨大です。そしてここに記載された内容や機能を全て漏れなくクラウドの受注管理システムに持たせておきたいというケースはあまりないでしょう。なぜならば一部の機能は既に自社の別機能で持っていたり、これだけの機能を持たせると、非常に重厚になってしまい逆に使い勝手が悪くなるという可能性もあるからです。
クラウドサービスを選ぶにあたって
受注管理システムとして自社に必要な機能を定義する
受注管理システムとしてどの機能を持つのかということを定義することは非常に重要です。多すぎても混乱しますし、シンプルすぎると今度は必要な情報をストックできなかったり、手作業で対応せねばならない可能性もあるからです。これは今時点だけを考えればいいというわけではなく、一定規模になった時点のことを想定しながら考える必要があります。
クラウドの受注管理システムを比較する視点
クラウドの受注管理システムを比較する際は下記のような視点を持っておくことが大切です。
- 自社が必要とした機能を持っているか
- 必要なイニシャルとランニングコスト
- 将来のコスト負担
自社が必要とした機能を持っているか
自社に必要と定義した機能をそもそもどのクラウドサービスが備えているかを確認することが必要です。全ての機能を備えているものがあれば問題ありませんが、どのクラウドサービスも満遍なく足りないということも起こり得ます。その際には捨てる機能の優先順位を決めたり、クラウドサービスの今後の追加開発想定などを問い合わせるなどしてみましょう。
必要なイニシャルとランニングコスト
クラウドサービスには、初期コストとして導入するための費用と、継続して毎月必要なランニングコストがあります。初期コストは導入難易度を下げるために、抑えられた単価設定になっている傾向にありますが、カスタマイズが増えれば初期コストも高くなる可能性もあります。必要な機能を定義したら点とフローの両面で必要なコストを洗い出し比較検討しましょう。
将来のコスト負担
今時点のコストだけでなく、ID数（従業員数）が増えた時のコスト感も見ておく必要があります。単純なID数の課金ではなく規模によってIDあたりの単価が変動するクラウドサービスが一般的です。従業員数や取引社数が1.5倍になった時、3倍になった時、10倍になった時も確認しておきましょう。
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