研修報告書の書き方｜上司への報告と振り返りを両立させるコツ

報告資料としても振り返り資料としても完璧な研修報告書の書き方　研修報告書を「提出して終わり」にしない――3年目からの3つの書き方

研修を受けた後には研修報告書を提出する必要があります。研修報告書は上司に対する報告と自分自身の振り返りができるものを作らねばなりません。そのためには、1.研修内容　2.研修で学んだ内容　3.研修後の目標　4.研修後のアクション　の4つが明記されている必要があります。

営業マンの研修報告書の書き方

営業マンが受けた研修の報告書を書く場合、押さえておくべきポイントをまとめました。研修報告書を書く目的は二つです。一つは会社のお金で学ぶ機会の提供を受けているわけですから上司に対して報告する必要があります。二つ目は研修報告書を書くことによって、再度研修内容を振り返ったり、今後のスキルアップにどう繋げるかということを改めて考えるためです。 従って、研修報告書は書いて終わりではありません。上司への報告という業務が必要だったり、振り返る必要があることを念頭においておきましょう。 研修報告の内容として必要なものは下記のような点です。

研修内容を簡単にまとめる 何を学んだのかを記す 自分なりの目標を書く

何に取り組むのかを報告するそれぞれを詳しく見ていきます。

1.研修の内容を簡単にまとめる

まず自分が受けた研修の内容について報告する必要があります。営業業務の中でどんな点にフォーカスしたものかを報告するわけです。ここで大事なことは、簡潔にまとめておくことです。報告書の目的は、どんな講習を受けたのかではなく、そこからどんな学びを得たのかということです。研修内容はその序章と考えて、簡単にまとめることが大事です。

2.何を学んだのかを記す

報告書を提出する相手は自分の上司です。上司が知りたいのは、研修が役に立ったのか否かということです。その最初の一歩として、自分なりに役立ったと思えることをまとめることが大事です。それを今後の営業活動にどのように反映させるのかも報告することになります。またこれは、自分なりに学んだことをまとめる役割も持ちます。報告書は自分自身のための記録でもあると考えましょう。 また学んだことがない場合に必ずしも無理矢理に学んだことを記載する必要はありません。つまり研修内容が自分とは合わなかったという報告もありえるわけです。それは必ずしも受け手だけでに要因があるとは限りません。 課題感のない人に研修を設定してしまったということも考えられますし、研修の講師の質が極めて悪かったということも考えられます。営業日を潰してお金を払ってうける価値のない研修だと感じたのであれば、その旨を記載する必要もあるということは知っておきましょう。

3.自分なりの目標を記す

研修を受けて何かを実践したいと思ったならば、そこに今の自分と理想とのギャップを見出したはずです。つまり、今の自分はどんな取り組みをしているのか、そしてそれに足りないことは何かに気づいたということです。そこで足りないものを補う作業がこれから必要になります。つまりまずは目指すべき目標や備えるべきスキルを掲げることが必要になります。それを必ず報告書に記しておくことが大事です。 目標を設定する上で必要なのは、設定された目標がクリアしたのかクリアしていないのかを客観的に判断できる状態にしておくことです。見ようによってはクリアできたとも言えるし、クリアできなかったとも言えないという目標を設定するのは、よくありません。 定量的な目標をおいて、できたかできなかったが明確に誰の目にも明らかに判断できる状態にしておくことが大切です。

4.何に取り組むのかを記すこと

自分が目指すべき道を研修からの気づきで得たならば、次はそれを具体的にどのようにして実践するかという話になります。これからの営業活動でどんな取り組みをしようと考えたのかを、報告書でまとめておきましょう。必要と思えたスキルは、どんな活動を続けることで備わるのかを考えることが必要です。 これらを「アクションの設定」と呼びます。つまり研修を受けてどのようなアクションを想定しているのかということを設定し、研修内容を自らのスキルへとしていく必要があります。 特に重要なのがネクストアクション、つまりこの研修報告書を終えたタイミングで何をするのかという点です。例えば翌日から、◯◯について1日何件ずつします、とか、◯◯を使った提案資料を月に3本作ります、など、3で設定した目標に向けていつまでに何をしていくつもりなのかということが分かる状態にしておきましょう。

報告書は「書いて出す」ではなく「上司から引き出す」道具にする

研修報告書は、上司に提出して終わり。そう思っていないでしょうか。3年目のあなたに勧めたいのは、報告書を「上司から引き出す」ための道具として使うことです。報告書を読んだ上司に、次に何をしてほしいのかまで書き込みましょう。たとえば「学んだヒアリングの型を、来週の同行商談で一度見てほしい」「この手法を試すために、既存客リストを10件割り当ててほしい」といった依頼です。 研修で得た学びは、日常の業務に戻ると驚くほど簡単に埋もれていきます。上司を巻き込み、試す場と見てもらう機会を先に確保しておく。それだけで、学びが実践に変わる確率は大きく上がります 。報告書は一方通行の報告ではありません。次の行動を相手から引き出すための働きかけだと考えましょう。会社のお金で学ばせてもらった以上、報告する義務があるのは確かです。ですが、その報告を自分の追い風に変えられるかどうかは、書き方ひとつで決まります。 ここで一つ気をつけたいのが、依頼を漠然とさせないこと。「学びを活かしていきたいです」と書いても、上司は何をすればいいのか分かりません。「いつまでに」「何を」「どう手伝ってほしいのか」を具体的に添えて、初めて上司は動けます。研修内容そのものの説明は、序章と割り切って簡潔に。そのぶんの行数を、この「上司への具体的な依頼」に回すくらいの配分がちょうどよいでしょう。

目標とアクションは「後からレビューできる形」で締める

研修後の目標とアクションは、必ず「後から自分でレビューできる形」で締めます。「積極的に提案する」「丁寧にヒアリングする」といった書き方では、できたのかどうかを誰も判定できません。判定できない目標は、振り返りの材料にならない。 そこで、数字と期日をセットで置きましょう。「翌日から1日3件、新規に架電する」と決めるだけではありません。「2週間後の金曜に、架電件数とアポ獲得率を自分で見返す」というレビューの予定まで書き込みます。 ここまで書いて初めて、報告書は振り返り資料として機能します。急いで実践に飛びつくよりも、いつ立ち止まって確かめるかを先に決めておくほう。そのほうが、結局は学びが定着していきます。研修の効果は、受けた直後ではなく、この自己レビューの時点で決まる。そう考えておきましょう。 もう一段踏み込むなら、目標は欲張って何個も並べず、一つに絞ることをおすすめします。研修では学びたいことがいくつも出てきますが、日常業務の合間に本気で取り組めるのは、せいぜい一つ。 あれもこれもと掲げた目標は、どれも中途半端に終わりがちです。今回の研修で一番効きそうだと感じた一点に絞り、そこだけは誰よりも詳しくなる。そう決めて書いたほうが、二週間後のレビューで手応えを実感できます。

改善の回し方について知見を広げたい方はこちら。やりっぱなしを、次の成果につなげられます。

→ 「営業のPDCAを確実に高速で回す」営業企画の「Act（改善）」のお仕事とは｜改善を「反省会」で終わらせない──直す場所の見つけ方、定番の打ち手、個人で回すA

書く前に「実案件で一度試してから」書く

もう一つ、報告書の質を一段上げる方法があります。書く前に、学んだことを実案件で一度試しておくことです。研修の翌日の商談で新しい型を一度使い、相手の反応がどう変わったかをメモしておく。 その結果を報告書に「試したところ、こういう反応だった」と一行添えるだけで、報告書は机上のまとめから、現場で検証済みの記録に変わります。上司が本当に知りたいのは、その研修が役に立ったのかどうか。実際に使ってみた事実ほど、その問いに答えられる材料はありません。 一度でも現場で試すと、報告書の中身は驚くほど具体的になります。「ヒアリングが大事だと学んだ」ではなく、「学んだ順番で質問したら、いつもは聞けなかった予算感を初回で引き出せた」。こう書けるようになるのです。 前者は誰でも書ける感想。後者はあなたにしか書けない記録です。この差が、同じ研修を受けた同僚の報告書と、あなたの報告書を分けます。試すのは大がかりでなくて構いません。翌日のたった一件で十分。その一件を挟むだけで、報告書は「研修の感想文」から「自分の成長の記録」へと性格を変えます。 そしてもし、試しても手応えがなかった、あるいは研修内容が自分の現場と噛み合わなかったのであれば。それも正直に書きましょう。合わなかったという報告は、あなたの怠慢の証明ではありません。次に誰へ、どんな研修を用意すべきかを会社が判断するための、貴重なデータになります。営業日を一日潰し、お金を払って受けた研修です。その一日を、報告書という一枚を通して、確かなスキルの一歩に変えていきましょう。

あわせて読みたい

• 営業組織におけるマネジメントとは？組織の成果を最大化するための基本｜スキルの前にある壁──手放す、任せる、引き出す。名ばかりで終わらないために
• 営業マネージャの役割とは？　仕事内容と求められるスキル｜チームで数字を作る営業マネージャの実務 ── 案件管理・育成の仕組み化・対上マネジメント
• 営業担当の割り振り基準｜公平の定義を先に揃える
• 商談録画の社内共有活用方法｜誰も見ない状態を解消する運用設計
• 中小企業の組織人事課題｜構造を理解して優先順位を絞る
• 営業人材の育成戦略｜属人化を脱し組織で再現する設計法
• 中小企業・製造業の人材育成事例｜現場で機能する実践法
• 品質向上の取り組みと事例｜営業現場で定着する推進手順
• 営業の属人化解消｜失敗する原因と種類別の対策
• 営業ロープレの進め方｜スキルが上がる設計と運用