フローチャートとは｜書き方の基本と営業での使いどころ

あなたは「フローチャート」を作成したことがありますか? 今回は、フローチャート初心者の方向けに基本的な知識やフローチャートを使うことでの メリット、書き方について説明します。未経験の方にとっては、業務が効率的になる、周 囲の人との業務がスムーズに進むなど、様々なメリットがありますので是非ご一読くださ い。

フローチャート(Flowchart)とは?

✓  フロー(流れ)チャート(図)✓ 行動や作業の流れをボックスと矢印を使って表現した図。

元々、プログラミング設計の際に使用されていましたが、現在ではあらゆる分野で幅広く活用されるようになりました。

一般的な職業の場合、異動に伴う引継ぎの資料、新人研修資料などに 業務フローチャートを作成し、活用していることが多くみられます。

その理由として、フローチャートを書くことで作業の漏れがなくなり、 短時間で相手の理解度が上がるため効率が良いとされるためです。

また、新規プロジェクトを立案した際などには、 おおまかな業務や予想される手順をフローチャートで示すことで、 不要な作業をカット、逆に必要とされる作業を追加することができ重宝されます。

試しに日常の簡単な行動をフローチャートに表してみましょう。

例 昼食をとる

表現の仕方は業務や業界によって異なることもありますが、 基本を抑えることができていれば、誰にでも作ることが可能です。

フローチャートのメリット

フローチャートが様々な分野で活躍するようになった理由は以下の通りです。

• 流れや分岐が可視化されることで漏れが減る
• 複数人が関わる際、責任範囲やタスクを明確に共有し合える
• 問題の発生時、問題箇所の発見、対応を早く行える

まとめると...

「全体像が漏れなく把握でき、関わる人が適切に判断、対応がしやすくなる」 これを兼ね備えたフローチャートは業務を効率化し、 関係者にもよい形で受け入れられます。

フローチャートの失敗例

一方、分かりにくいフローチャートを作成してしまうと、 かえって作業効率が下がるということもあり得ます。

いざ着手してみると分かりますが、どの程度まで作業手順を細分化するか、 分岐の判断はどのようにしたら良いのか悩んでしまう方も多くいると思います。

ここからは作成するにあたり、 最低限必要な記号の紹介と書き方の注意点を説明します。

※業務フローチャートに特化した内容での説明となります。

端子

開始と終了の記号。

角が丸い四角形で表記。

線・矢印

業務の流れの記号。

流れの向きを明確にする場合は、矢印で表記。

処理・行動

計算や作業をする際の記号。

通常の四角形で表記。

判断

判断によって結果が分かれる場合の記号。

YesとNoで分岐します。 ひし形で表記し、Yesは真下に矢印、Noは横(おもに右側)から分かれる。

※前の処理へ戻る際は、矢印の接点はボックスではなく、↓矢印へ接するようにする。

ループ(開始と終了)

繰り返しで行なう処理や行動の記号。

以上の図形のみで、一般的な業務フローチャートはきちんと表現することができます。 パソコンのWord・Excel・PowerPointにフローチャート用の図形が備わっているので、この機会に確認してみてください。 (挿入タブをクリック、図形を選択すると、フローチャートを含んだ様々な図形を使用で きます)

フローチャート実例

【フローチャート実例】基本を押さえたフローチャート

では、基本的な図形を使用した業務フローチャートの例をご覧ください。

例 印刷会社 発注から納品・請求書作成までの業務フロー

おおまかな業務フローチャートの例ですが、関連部署との繋がりも把握できます。

万が一、緊急に対応しなければならない事象・事故が発生した場合、 どの段階でのミスなのか、どのように対処すべきか即座に判断可能です。

【フローチャート実例】失敗例

便利なフローチャートですが、表記の仕方を誤ると逆に理解しがたくなってしまうことが あります。特に初心者がやってしまいがちな例を参考に注意点を紹介します。

例

先ほど例に挙げたフローチャートと比較し、こちらはどう感じましたか? 終わりが見えませんし、分岐ばかりで見づらいです。これには原因があります。・詳細を伝えようとして、分岐を多用していること ・フローチャートの目的が定まっていないこの2つが大きな要因となっています。 「業務の流れを把握すること」がメーンなら、なるべく分岐は少なくすると良いです。 どうしても細かい点を伝えたい場合は、処理ボックスの横に箇条書きで補足しましょう。 一方、「作業手順を把握すること」メインなら、手順の重要な違いは分岐で、 正確に表記するようにします。

フローチャートの書き方　まとめ

• 分岐はむやみやたらに使用しない
• 目的に合わせて分岐が必要かどうか見極める
• 細かい処理は分岐ではなく、補足して説明する

最後に フローチャートの考え方、作成方法が理解できた今、これまでの自分の業務を振り返ってみると、もう少し作業効率を上げられたのではないか、もう少し連携がうまく取れたのでは...と思 いませんか? もしもそう思った方は、試しに普段行なっているルーティンワークのフローチャートを書いてみてください。

全体像を俯瞰することで、所要時間をカットできる点や、生産性を上げるなにか新しいことを発見できるかもしれません。

営業こそ、フローチャートが効く

フローチャートは業務全般の道具として語られますが、実は営業の仕事とも相性が良いのです。勘や経験に頼りがちな営業のプロセスを、目に見える流れに落とすと、それまで見えなかったものが浮かび上がるからです。

たとえば、自分やチームの商談を「接点を持つ→ヒアリング→提案→クロージング→フォロー」という流れに並べ、各段階の間に「Yesなら次へ、Noならどうする」という分岐を描いてみます。すると、どの段階で案件が止まりやすいのか、どこで顧客がこぼれ落ちているのかが、一目で見えてきます。これは、以前の記事で触れた歩留まりの把握と同じ発想です。さらに、この一枚は新人に渡す地図にもなります。できる先輩の頭の中にしかなかった商談の進め方を流れ図にすれば、新人は全体像をつかんでから現場に出られます。属人的だった営業の型を、チームで共有できる資産に変えられるのです。「業務の引き継ぎや新人研修で使われることが多い」と先に述べられていましたが、営業の商談プロセスこそ、その恩恵が大きい対象です。目に見えない営業の流れを、見える形にする——そこから改善の糸口が見つかります。

描き始める前に、「誰に・何のために・どの粒度で」を決める

見づらいフローチャートになってしまう大きな原因が、目的が定まっていないことと、分岐を増やしすぎることだと、先に指摘されていました。この二つは、実は描き始める前の設計で、ほとんど防げます。手を動かす前に、三つのことを決めておきます。

一つ目は、誰が読むのか。新人が全体像をつかむための図と、ベテランが正確な手順を確認するための図では、必要な細かさがまるで違います。二つ目は、何のために作るのか。「流れをざっくり共有したい」のか、「作業手順を漏れなく正確に伝えたい」のか。目的が前者なら分岐は最小限にし、細かい注意点は処理ボックスの横に箇条書きで添えます。後者なら、重要な判断は分岐できちんと表現します。三つ目は、どの粒度で描くのか。一枚にすべてを詰め込もうとすると、必ず分岐だらけの迷路になります。全体像は粗く一枚で、詳細は別のフローチャートに分ける、という割り切りが要ります。この三点を先に決めておくだけで、「作ってはみたが誰にも使われない図」を量産せずに済みます。フローチャートの出来は、描く技術より、描く前の設計で決まります。

営業企画の設計について知見を広げたい方はこちら。場当たりでなく、勝ち筋を設計できます。

→ 「営業のPDCAを確実に高速で回す」営業企画の「Plan（設計）」のお仕事とは｜設計という仕事の輪郭──マーケとの違い、目標のつくり方、そして必要な力

作って終わりにしない──ズレた図は、むしろ害になる

フローチャートには、意外な落とし穴があります。一度きれいに作ると、それで完成したつもりになってしまうことです。しかし業務は生き物で、やり方は少しずつ変わっていきます。作った図を更新せずに放置すると、いつのまにか実態とズレた図が独り歩きを始めます。

実態と合わないフローチャートは、単に役に立たないだけでなく、積極的に害になります。新人がその古い図を信じて動けば、現場の実際とのギャップに混乱します。「この通りにやったのに、うまくいかない」という事故は、たいていここから生まれます。だから、フローチャートは作品ではなく、手入れが必要な道具だと考えるべきです。半年に一度でも、「今もこの流れで合っているか」を現場と照らし合わせ、変わったところを直します。使われなくなった分岐を消し、新しく増えた工程を足します。むしろ、現場の人が気軽に「ここ、もう違いますよ」と書き換えられるくらいの手軽さで運用するのが理想です。立派すぎて誰も直せない図より、多少雑でも実態に追いつき続ける図のほうが、はるかに役に立ちます。作ることをゴールにせず、生かし続けることを前提に置きます。ここを外すと、せっかくの見える化が、いつのまにか誤解の温床に変わってしまいます。

改善の回し方について知見を広げたい方はこちら。やりっぱなしを、次の成果につなげられます。

→ 「営業のPDCAを確実に高速で回す」営業企画の「Act（改善）」のお仕事とは｜改善を「反省会」で終わらせない──直す場所の見つけ方、定番の打ち手、個人で回すA

そもそも、フローチャートの本当の価値は「描く過程」にある

ここまで、営業での使いどころ、事前の設計、更新の運用を見てきました。最後に、フローチャートという道具の価値が、いったいどこにあるのかを考えてみたいと思います。

私たちはつい、フローチャートの価値を、出来上がった一枚の図そのものにあると考えます。きれいに整った流れ図、漏れのない分岐――たしかにそれは成果物です。けれど、本当の価値は、実はその図を描いている最中に生まれています。流れを一つずつ図に落とそうとすると、否応なく「この作業は、そもそも本当に必要なのか」「この分岐の判断基準は、言葉にすると何なのか」を考えざるをえません。頭の中では滑らかに流れていた業務が、いざ図にしようとすると、あちこちで詰まります。その詰まりこそが、曖昧なまま放置されていた思考の穴です。フローチャートは、この穴を強制的にあぶり出す装置です。だから、描く過程で「あれ、この工程いらないな」と気づけたなら、その時点で目的の半分は達成されています。図はアウトプットですが、価値は、それを作る過程での思考の整理のほうにあるのです。

もう一つ、フローチャートには根本的な性質があります。それは、世界を「一本道と分岐」で捉える道具だということです。この単純さが強みであると同時に、限界でもあります。定型的で、判断基準がはっきりした作業は、きれいに図にできます。ところが、営業のように人を相手にする仕事には、きれいな分岐に収まらない例外や、その場の機微による判断が、無数に含まれています。すべてを図にしようとすると、先の失敗例のように、分岐が際限なく増えて収拾がつかなくなります。ここで大事なのは、「図にできる部分」と「図にできない部分」を見分けることです。判断基準が明確で繰り返される定型は、どんどん図に追い出します。逆に、相手の表情を読んで対応を変えるような非定型は、無理に図に押し込みません。

そう考えると、フローチャートの最も深い効用は、業務を可視化することそのものより、「型にできる部分」と「型にできない、人がやるべき部分」の境界線を、はっきりさせてくれることにあります。定型を図の側へ追い出せば、人は、判断や関係づくりといった、図にできない仕事に集中できます。フローチャートは、すべてを図で置き換えるための道具ではなく、人が本当に力を注ぐべき場所を浮かび上がらせるための道具なのだと思います。描くことを通じて、描けないものの価値に気づきます。そこにこそ、この地味な図の、いちばん奥にある効用があります。

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