営業事務として転職する際に、面接官に見られる5つのポイント

営業事務として転職する際に、面接官に見られる5つのポイント

営業事務として転職する際に、面接官に見られる５つのポイントとして、「ビジネスマナー」、「スピードと正確性」、「柔軟な対応力」、「最低限のOSスキル」、「サポートすることの喜び」を取り上げています。備えていれば武器になるものや、ないのであればそもそも営業事務として転職することも躊躇われるものまで、営業事務として転職することを検討している人は参考にしてください。

営業事務で転職するときに見ておく5つのポイント

営業事務として転職するにあたり、面接官に見られている5つのポイントをまとめてみましたので参考にしてください。 ビジネスマナーを備えているか スピードと正確性を備えているか 柔軟な対応力を備えているか 最低限のOSスキルを兼ね備えているか サポートすることに喜びを感じることができるか

ビジネスマナーは必須

営業事務の仕事は顧客との接触があることもあります。時にクレームを受ける場合もあるので、きちんとした対応が必要になります。接客業を行っていれば、大きな自己PRになります。また来客対応などをする必要もありますし、営業の代わりにクライアントとの間でスケジュールの調整などを行うこともあります。秘書経験なども営業事務にとってプラスになるでしょう。

スピードと正確性を備えているか

営業の仕事は先が読めません。例えば急に営業から、すぐに見積書を作って欲しいと頼まれることがあります。そのような時にいかに迅速に、かつ間違いのないように仕上げるかが問われます。これらは作業そのもののスピードと正確性もさることながら、作業依頼された内容をすぐに理解できるのかというポイントも含まれます。 営業マンによって、依頼する内容を1から10まで細かく指示しなければいけないというのは大きな負担になります。おおまかなストーリーと結論があればパワポが仕上がっているとか、フォーマットさえ作れば数字を流し込んでくれるなど、アウトプットの形から逆算して業務内容を理解してくれる営業事務は、営業にとって大きくプラスになる存在です。 自分自身が小さな仕事でもスピードを意識しながら、確実に仕上げるということにこだわったような経験があれば、ぜひ面接官に伝えたいエピソードと言えるでしょう。

柔軟な対応力を備えているか

営業や顧客のペースで進行する業務であるために、突発的に仕事が舞い込むことになります。次々と増える仕事をどのようにさばいていくのか、対応力が必要となります。マルチタスクを優先順位をつけてこなすことも必要ですし、それぞれのタスクの業務量を予め想定する能力も必要になります。 何よりも、突発的な依頼に対して一つ一つ嫌な顔をされる営業事務と一緒に働きたいと思いませんし、そうした働き方をあまり望まない人は営業事務に向いていないと言えるでしょう。ほとんどが営業のタスク設計の弱さに起因することになりますが、それを一々指摘して、依頼された内容を受けない営業事務は信頼を勝ち取ることはできないでしょう。 これまで、マルチタスクに溺れた経験や、突発的な環境変化で主体的かつ柔軟に対応した経験があれば、ぜひ話しておきたいポイントです。

最低限のOSスキルを兼ね備えているか

最低限でもエクセル、パワーポイント、ワードは使った経験を求められる職場が多いです。またメールやスケジュールなどの機能も使いこなせる必要があります。当然ですがブラインドタッチできるレベルでないと勤まりません。これらはあくまでもツールに過ぎませんが、使いこなすことで営業事務の大きな武器になりえるものです。

サポートすることに喜びを感じることができるか

そもそもの縁の下の力持ち的な働き方に喜びを感じるかという点は、根本のところで必要な部分です。これは面接官にどう見られるかだけではなく、その前提として自分自身が営業事務として働くことが本当に幸せなのか、ということにも通じます。 例えば学生時代の部活で体育会のマネージャをしていたような人がいます。彼ら彼女らは自分自身がフィールドに立たなくとも、活躍している選手のサポートすることで、自分自身の承認欲求や自己実現欲求を満たしている人たちです。営業サポートもそういう働き方ややりがいを求められます。 この点において強くやりがいを感じるということを伝えることができるなら、それは大きなプラスになるでしょう。

面接官は「あなたが私の手間を増やすか、減らすか」を見ています

営業事務の転職面接でよく挙げられるのは、ビジネスマナー、スピードと正確性、柔軟な対応力、OSスキル、そしてサポートへの適性です。どれも確かに大事ですが、これらを「自分はこれだけできます」と並べるだけでは、なかなか採用の決め手にはなりません。 ここで一つ、見落とされがちな事実があります。営業事務の面接官は、人事担当者ではなく、入社後に毎日あなたへ仕事を頼むことになる営業部門の人である場合が、とても多いのです。だとすれば、その人が頭の中で本当に測っているのは、あなたのスキルの高さそのものではないでしょう。 「この人が来たら、自分の手間は増えるのか、それとも減るのか」。たとえばエクセルについて聞かれたとき、「エクセルは得意です」とだけ答えるのは、実はいちばん弱い回答になってしまいます。 営業が本当に欲しいのは、操作ができる人ではなく、ざっくりした曖昧な依頼を、相手が本当に欲しかった成果物の形にまで翻訳して仕上げてくれる人だからです。ですから、語るべきは「あいまいな頼まれ方をしたときに、相手に何度も聞き直さず、欲しかったものを察して仕上げた」という、具体的な一場面のほう。 スキルの一覧ではなく、「自分が入ると、依頼する側の負担がこう軽くなる」という像を相手の頭の中に描けたとき、面接の手応えは大きく変わってくるはずです。

「サポートが好き」は、自分の気持ちではなく相手の成果で語ります

もう一つ、つまずきやすいのが「サポートに喜びを感じるか」という点の伝え方です。学生時代に部活でマネージャーをしていた、人を支えるのが好きだ。こうしたエピソードは温かく、けっして嘘ではないのですが、面接官の側からすると、それはあなた自身の気持ちの話にとどまってしまいます。 「支えるのが好き」という思いだけでは、その人が来て自分たちの仕事がどう変わるのかが、まだ見えてこないのです。一歩踏み込んで伝えたいのは、自分が支えたことで、相手やチームの何が、どれだけ前に進んだか、という相手起点の事実。 たとえば「私が資料の準備とスケジュール調整を巻き取ったことで、営業が顧客と会う時間を週に数時間ぶん増やせました」というふうに、自分の働きを相手の成果へ翻訳して語ってみてください。承認欲求が満たされる、という自分の内側の話から、相手の生産性がこれだけ上がる、という外向きの話へ。 同じサポート経験でも、語る向きを変えるだけで、面接官には「この人は、支えること自体が目的なのではなく、チームの成果のために支えられる人だ」と伝わるはずです。縁の下の力持ちであることと、その力持ちぶりを数字と事実できちんと示せることは、まったく別の武器と言えるでしょう。

あわせて読みたい

• 女性営業によくあるキャリアの悩み「ロールモデルがいない」を解決できた先輩の体験談