【例文】欠品・品切れ・在庫切れのお詫びメールテンプレート！

2026年7月7日 2026年8月15日

こむぎ

お届けするはずだった商品が欠品・品切れ・在庫切れだった場合のお詫びメールの例文を紹介しています。入荷日が遅れる場合、未定の場合、生産終了の場合についてのテンプレートや書かなければいけない内容など。

【品切れ・在庫切れ・欠品のお詫びメール】書くときのポイントとは

お詫びメールを書く時に覚えておくこと

不良品だけでなく、お詫びのメールを書く際に意識するのは次の３つです。

まず謝る
理由をはっきりと述べる
現在どのようにして問題解決に取り組んでいるのか、またはこれからどうしていくのかを述べる

また、謝罪は本来対面ですべきものです。電話や電子メールは早く連絡をしたい時に使う手段で、正式ではありません。メールを送る前か後に対面でお詫びに伺うのがベストです。

ただしネットショップなどなかなか直接お詫びに行くのが難しい業種もあるのが事実ですよね。その場合はできるだけ誠意のこもったお詫びのメールを書いてお客様が離れていかないようにしましょう。

余談になりますが、ビジネスにおける挨拶では対面＞電話＞メール＞各種チャットという順番で正式さの度合いが変わります。覚えておきましょう。

【品切れ・在庫切れ・欠品のお詫びメール】書き方のコツ

【品切れ・在庫切れ・欠品のお詫びメール】件名

商品名と社名、担当者名、在庫がない旨が瞬時に伝わるものにしましょう。

【品切れ・在庫切れ・欠品のお詫びメール】内容

どの商品の在庫が切れているのか
商品を届けられないことへの謝罪
いつ入荷するのか/入荷する予定があるのか
キャンセルする方法
今後不良品を作らないための努力の内容
メールでの連絡の非礼を詫びる

当然そこへの謝罪も加えましょう。また繰り返しになりますがビジネスの世界での謝罪メールに求められるのは反省の気持ちだけではありません。誠意を持って次からこのようなことが起きないようにどのように対応していくつもりなのかも非常に重要になってきます。顧客との関係を維持し発展させて行くという大切な役目がお詫びのメールにはあります。

【品切れ・在庫切れ・欠品のお詫びメール】例文・テンプレート

【品切れ・在庫切れ・欠品のお詫びメール】一時欠品のお詫び

件名：【＊＊（商品名）在庫切れにつきましてのお詫び】☆☆社小根曲

◆◆◆◆様

平素は格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。

☆☆社営業部の小根曲でございます。

早速ではございますがご注文いただきました商品が在庫切れとなっておりますのでお知らせ致します。お急ぎのところ大変申し訳ございません。

《ご注文状況》

ご注文番号　1234567

商品名　＊＊

価格　4000円（消費税込）

数量　1個

ご注文いただきました＊＊ですが現在注文が殺到しておりまして商品がご用意できない状況となっており、次回入荷予定日は、

10月24日(火)

となります。

商品の発送につきましては発送日が確定いたしましたら改めてご連絡差し上げますので、あしからずご了承くださいませ。またお急ぎの場合はご注文のキャンセルも承ります。この場合料金等の請求は致しません。キャンセルをご希望の場合には弊社ホームページからお手続きいただけます。

大変略儀ではございますが、商品の発送につきまして大変なご不便をおかけいたしますことを、メールにて重ね重ねお詫び申しあげます。弊社では在庫確認をさらに徹底してまいります。今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い致します。

-------------------------------------------------------------------------------------

株式会社△△営業部★★課

小根曲太郎（コネマガタロウ）

会社住所：〒〇〇◯‐◯◯◯◯ ◯◯県〇〇市〇〇△丁目△番地

Mail: t.conemaga@◯◯.◯◯.jp

Tel: 09012345678

【品切れ・在庫切れ・欠品のお詫びメール】次回入荷日未定のお詫び

件名：【＊＊（商品名）在庫切れにつきましてのお詫び】☆☆社小根曲

◆◆◆◆様

平素は格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。

☆☆社営業部の小根曲でございます。

早速ではございますがご注文いただきました商品が在庫切れとなっておりますのでお知らせ致します。お急ぎのところ大変申し訳ございません。

《ご注文状況》

ご注文番号　1234567

商品名　＊＊

価格　4000円（消費税込）

数量　1個

ご注文いただきました＊＊ですが現在注文が殺到しておりまして商品がご用意できない状況となっており、次回入荷予定日は未定です。

商品の発送につきましては発送日が確定いたしましたら改めてご連絡差し上げますので、あしからずご了承くださいませ。またお急ぎの場合はご注文のキャンセルも承ります。この場合料金等の請求は致しません。キャンセルをご希望の場合には弊社ホームページからお手続きいただけます。

大変略儀ではございますが、商品の発送につきまして大変なご不便をおかけいたしますことを、メールにて重ね重ねお詫び申しあげます。弊社では在庫確認をさらに徹底してまいります。今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い致します。

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株式会社△△営業部★★課

小根曲太郎（コネマガタロウ）

会社住所：〒〇〇◯‐◯◯◯◯ ◯◯県〇〇市〇〇△丁目△番地

Mail: t.conemaga@◯◯.◯◯.jp

Tel: 09012345678

【品切れ・在庫切れ・欠品のお詫びメール】生産終了していた場合のお詫び

件名：【＊＊（商品名）在庫切れにつきましてのお詫び】☆☆社小根曲

◆◆◆◆様

平素は格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。

☆☆社営業部の小根曲でございます。

早速ではございますがご注文いただきました商品につきまして現在メーカーが生産を中止しておりますことをお知らせ致します。大変申し訳ございません。

《ご注文状況》

ご注文番号　1234567

商品名　＊＊

価格　4000円（消費税込）

数量　1個

大変恐縮ですが上記のご注文はキャンセルさせて頂きます。料金等の請求は致しません。

大変略儀ではございますが、商品の発送につきまして大変なご不便をおかけいたしますことを、メールにて重ね重ねお詫び申しあげます。弊社では在庫確認をさらに徹底してまいります。今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い致します。

-------------------------------------------------------------------------------------

株式会社△△営業部★★課

小根曲太郎（コネマガタロウ）

会社住所：〒〇〇◯‐◯◯◯◯ ◯◯県〇〇市〇〇△丁目△番地

Mail: t.conemaga@◯◯.◯◯.jp

Tel: 09012345678

欠品・品切を意識するだけで、結果は変わります。お伝えした内容を、次の商談や日々の行動に落とし込んでいきましょう。

遅れるほど傷は深くなる ― 発覚直後の第一報と、二段構えの続報

欠品対応で最初に効くのは、文面の上手さよりも連絡の速さです。在庫がないと分かった瞬間に、まず一報を入れる。相手からすれば、待たされた末に届く丁寧な謝罪より、すぐに知らせてくれる不格好な一報のほうが、はるかに助かります。なぜなら、欠品を早く知るほど、相手は次の手を打てるからです。ここで有効なのが、連絡を二段に分けることです。全ての情報が固まるのを待って一通で完璧に伝えようとすると、その間ずっと相手を待たせることになる。まずは「在庫が切れており、詳しい入荷見込みを確認しています」と第一報を出し、詳細が判明したら改めて続報を送る。この二段構えなら、相手は宙ぶらりんの時間を過ごさずに済みます。謝罪の質は、言葉の重みだけでなく、どれだけ早く相手を不安から解放したかで決まる。まず知らせる、それから整える、の順番を崩さないことです。

「代わりにどうするか」を出す ― キャンセル案内で終わらせない

在庫切れの連絡が、謝罪とキャンセル方法の案内だけで終わっていると、相手に残るのは「結局手に入らなかった」という事実だけです。しかし相手が本当に欲しいのは謝罪ではなく、その商品、あるいはそれで満たしたかった目的のほうです。だから、可能な範囲で次善策を一緒に差し出せるかが分かれ目になります。似た仕様の代替品を提案する、入荷したら真っ先に確保して連絡すると約束する、取り置きを申し出る、場合によっては次回使える値引きやクーポンを添える。こうした一手があるだけで、同じ欠品でも「不便をかけたが誠実な会社だ」という印象に変わります。もちろん、無理に売り込む必要はありません。大事なのは、相手の困りごとを解く選択肢を、こちらから複数示す姿勢です。お詫びを損失の穴埋めで終わらせるか、次につながる接点に変えるかは、この次善策を出せるかどうかにかかっています。

相手の"その先"を想像する ― 欠品が届く先で何が起きるか

同じ一個の欠品でも、相手にとっての重みは状況によってまるで違います。その商品を、いつ、何のために必要としていたのか。決まった納期に間に合わせるためだったのか、贈り物にする予定だったのか、あるいは相手自身がそれを使って別の誰かに納品する立場だったのか。とくに取引先が相手の場合、こちらの欠品は、その相手が自分の顧客に頭を下げる事態に直結していることがあります。そこまで想像が及んでいると、連絡の文面も自然と変わります。「発送が遅れます」と事務的に伝えるのではなく、「ご予定に影響が出ていないか」と相手の先を気にかける一言が添えられる。この一言があるだけで、相手は「自分の状況をわかってくれている」と感じます。テンプレートの空欄を埋めるだけの連絡と、相手の置かれた場面を想像した連絡の差は、まさにここに出ます。自社の非を詫びる前に、相手の困りごとの中身を一度想像してみることです。

謝りすぎ・言い訳過多の落とし穴 ― 理由が責任転嫁に聞こえる線

誠意を見せようとするあまり、かえって印象を損なう書き方があります。ひとつは、平身低頭が過剰になること。何度も同じ謝罪の言葉を重ねると、文面が重くなるばかりで、肝心の「これからどうするか」がぼやけます。謝罪は簡潔に、そのぶん対応策を厚くするほうが、相手には誠実に映ります。もうひとつが、理由の説明が言い訳に転ぶことです。原因を伝えるのは大切ですが、「注文が殺到したため」「メーカー側の都合で」と自社の外に理由を置きすぎると、相手には責任逃れに聞こえてしまう。事情の説明と、責任の引き受けは両立させなければなりません。「想定を超える注文をいただいた結果、在庫管理が追いつきませんでした」と、外的な要因に触れつつも最後は自社の管理責任に着地させる。理由は述べる、けれど言い訳にはしない。この線を越えないことが、謝罪を軽くしないための要点です。

再発防止を"具体語"にする ―「徹底します」が信用されない理由

お詫びの締めでよく使われる「今後このようなことがないよう徹底してまいります」という一文。丁寧ではありますが、これだけでは相手の心にほとんど残りません。なぜなら、何をどう変えるのかが一切見えないからです。「徹底」という言葉は、具体的な行動を指していないぶん、いくらでも書けてしまう。だからこそ、可能な範囲で一歩踏み込んだ具体を添えると、途端に信頼度が上がります。在庫の確認頻度を見直す、人気商品は早めに補充の手を打つ、在庫状況をこまめに表示に反映する。どんな小さなことでもいいので、「次はこう変える」という具体が一つ入るだけで、その謝罪は口先ではなく行動の約束に変わります。相手が知りたいのは、反省の深さそのものではなく、同じことがまた起きないと信じられる根拠のほうです。抽象的な決意表明を、目に見える一手に翻訳する。この習慣が、詫びたあとの信頼を左右します。

そもそもお詫びとは「謝ること」ではなく「相手を理解していると示すこと」

ここまで速さや代替案、相手目線の実務を見てきましたが、最後に、お詫びという行為そのものが何をしているのかを問い直しておきたいと思います。私たちはお詫びを、つい「謝ること」だと考えます。だから、いかに丁寧に、いかに深く謝るかに意識が向く。けれど、謝られる側の気持ちを想像してみると、本当に求められているのは、謝罪の言葉そのものではないことに気づきます。

謝る側と謝られる側の間には、大きな温度差があります。謝る側は「早く許されたい」「この気まずさを終わらせたい」と、どこかで自分の側の解放を願っています。一方、謝られる側が抱えているのは、自分がいま被っている具体的な不都合です。予定が狂った、段取りが崩れた、誰かに説明しなければならなくなった。その困りごとに対して、どれだけ「申し訳ございません」を重ねられても、困りごと自体が理解されていなければ、言葉は上滑りします。逆に、たとえ謝罪の言葉が簡潔でも、「あなたのこの状況が大変ですよね」と、相手の困りごとを正確に言い当てられたとき、人は初めて「わかってくれている」と感じ、態度をやわらげます。つまりお詫びの核心は、謝罪の量ではなく、相手の状況をどれだけ正確に理解して見せられるかにあるのです。謝罪と理解は、似ているようでまったく別のものです。

そう捉えると、定型のお詫びメールがしばしば薄く感じられる理由も見えてきます。テンプレートは、誰に対しても同じ言葉を並べる仕組みです。だからこそ、その相手だけが置かれている固有の状況が、すっぽり抜け落ちる。丁寧な定型文が、かえって「事務的に処理された」という印象を与えてしまうのは、そのためです。逆に言えば、定型の枠組みは使いながらも、そこに一行、相手のその場面にしか当てはまらない言葉を差し込めるかどうかが、心の通うお詫びと通わないお詫びを分けます。

突き詰めれば、お詫びとは「自分の非を認めて頭を下げる」ことである以上に、「相手の困りごとを、自分の困りごととして引き受ける」ことなのだと思います。相手の不便を我がこととして想像し、それを解くために動く。謝罪の言葉は、その姿勢を伝えるための入り口にすぎません。欠品というトラブルは、たしかに失点です。けれど、相手の状況を正確に理解し、それを引き受ける姿を見せられたとき、その一件は、むしろこの相手は信頼できるという確信を残していきます。頭を下げること自体よりも、相手の困りごとをどこまで我がこととして引き受けられるか。そこにお詫びの成否のすべてが懸かっています。