【テンプレート】【例文】不良品のお詫びメールの書き方！

2026年6月23日 2026年9月21日

こむぎ

【テンプレート】【例文】不良品のお詫びメールの書き方！明日から迷わないメール例文　不良品のお詫びメールで信頼を落とさない3つの視点

自社のミスで不良品をお客様にお渡ししてしまった時のお詫び・謝罪メールのマナーです。書き方がよくわからない人でもすぐにかけるテンプレート・例文をご紹介しています。

【不良品のお詫びメール】書くときのポイントとは

お詫びメールを書く時に覚えておくこと

不良品だけでなく、お詫びのメールを書く際に意識するのは次の３つです。

まず謝る
理由をはっきりと述べる
現在どのようにして問題解決に取り組んでいるのか、またはこれからどうしていくのかを述べる

また、謝罪は本来対面ですべきものです。電話や電子メールは早く連絡をしたい時に使う手段で、正式ではありません。メールを送る前か後に対面でお詫びに伺うのがベストです。

ビジネスにおける挨拶では対面＞電話＞メール＞各種チャットという順番で正式さの度合いが変わります。覚えておきましょう。

【不良品のお詫びメール】書き方のコツ

【不良品のお詫びメール】件名

商品名と社名、担当者名、どの商品に不良箇所があったのかという旨が瞬時に伝わるものにしましょう。

【不良品のお詫びメール】内容

どの商品に不良があったのか
不良品を届けてしまったことへの謝罪
今後不良品を作らないための努力の内容
メールでの連絡の非礼を詫びる

どの製品に不良があったのかに加えてどのような不良が何を原因に起きてしまったのかも伝えてあげられると理想的です。当然そこへの謝罪も加えましょう。また繰り返しになりますがビジネスの世界での謝罪メールに求められるのは反省の気持ちだけではありません。誠意を持って次からこのようなことが起きないようにどのように対応していくつもりなのかも非常に重要になってきます。顧客との関係を維持し、発展させて行くという重要な役割がお詫びのメールにはあるのです。

【不良品のお詫びメール】例文・テンプレート

【不良品のお詫びメール】個人向け例文・テンプレート

件名：【＊＊（商品名）製品不良につきましてのお詫び】☆☆社小根曲

◆◆◆◆様

平素は格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。

☆☆社営業部の小根曲でございます。

この度はお買い上げいただきました〇〇に不良個書がございましたことを深くお詫び申し上げます。

大体の商品を明日付でお送りいたしましたが、返品のご希望にもお応えいたします。

商品の検品作業が不十分であったことが原因です。

大変略儀ではございますが、不良品にて大変なご不便をおかけいたしますとともにお手数をおかけいたしますことを、メールにて重ね重ねお詫び申しあげます。今後商品の製造と管理には一層万全を期してまいりますので、今後とも弊社製品へのご愛顧をよろしくお願いいたします。

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株式会社△△営業部★★課

小根曲太郎（コネマガタロウ）

会社住所：〒〇〇◯‐◯◯◯◯ ◯◯県〇〇市〇〇△丁目△番地

Mail: t.conemaga@◯◯.◯◯.jp

Tel: 09012345678

【納品遅延のお詫びメール】法人向け例文・テンプレート

件名：【＊＊（商品名）製品不良につきましてのお詫び】☆☆社小根曲

株式会社〇〇○○部□□担当

◆◆◆◆様

《製品不良のお詫びと交換につきまして》

平素は格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。

☆☆社営業部の小根曲でございます。

早速ではございますが、弊社よりお届けいたしました〇〇の中に不良品が含まれておりましたこと、誠に申し訳ございませんでした。

つきましては明日、弊社スタッフがお伺いをし、再検査済みの商品を改めてお納めして不良品の含まれておりました商品全品を回収させていただきます。ご多忙中ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

以後、不良品をお届けすることのないようさらに厳しいチェック体制をもって品質管理に努めてまいります。今後とも弊社製品へのご愛顧をよろしくお願い申し上げます。

大変略儀ではございますが、まずはメールにて重ね重ねお詫び申しあげます。

-------------------------------------------------------------------------------------

株式会社△△営業部★★課

小根曲太郎（コネマガタロウ）

会社住所：〒〇〇◯‐◯◯◯◯ ◯◯県〇〇市〇〇△丁目△番地

Mail: t.conemaga@◯◯.◯◯.jp

Tel: 09012345678

謝罪は「順序」で決まる――まず謝り、理由は後に回す

不良品を出してしまったときのお詫びメールで、まず押さえたいのは、書く順序です。この記事にもあるとおり、最初にすべきことは、ただ一つ、謝ることです。ところが、いざ書き始めると、多くの人が「なぜそうなったのか」という理由の説明から入ってしまいます。原因を先に並べると、相手には言い訳のように響き、かえって火に油を注いでしまいます。順序は、まず謝罪、次に事実と原因、そして対応、と決めておきましょう。

冒頭の一行で、率直に非を認めて謝ります。相手が知りたいのは、あなたが状況をどう釈明するかではなく、まず誠実に謝る姿勢があるかどうかです。そしてもう一つ、忘れてはならないのが、謝罪には正式さの序列がある、ということです。対面、電話、メール、チャットの順に、格式は下がっていきます。メールは早く連絡するための手段であって、正式な謝罪ではありません。

ですから、重い案件ほど、メールで一報を入れたうえで、電話や訪問で正式にお詫びします。この段取りが、誠意の伝わり方を大きく左右します。件名にも、ひと工夫が要ります。忙しい相手に、これが謝罪の連絡だと一目で分かるよう、「〇〇（商品名）の不良に関するお詫び」と、用件をはっきり書いておきましょう。「ご連絡」などのぼんやりした件名では、緊急性が伝わらず、開封が遅れてしまいます。

謝罪の場面では、その数時間の遅れが、相手の不信をさらに大きくしてしまうこともあります。何のメールかを隠さず、正面から件名に出すことが、この場面での誠実さの、最初の一歩になります。

本当に差がつくのは「これからどうするか」

お詫びメールで本当に差がつくのは、謝罪の言葉よりも、「これからどうするか」の部分です。相手が最も知りたいのは、深い反省の弁ではなく、「で、この状況をどうしてくれるのか」という一点だからです。ですから、不良品を届けてしまったのなら、いつ、どうやって、交換や回収を行うのかを、具体的な日程とともに示しましょう。

「明日、担当がお伺いし、再検査済みの商品と交換のうえ、不良品を回収いたします」と書けば、相手は次に何が起こるのかを、はっきりと把握できます。さらに、二度と同じことを起こさないための再発防止策まで添えられると、理想的です。「今後は検品体制をこう見直します」という一言が、この会社はきちんと立て直す、という安心につながります。誠意は、謝罪の言葉の丁寧さではなく、示す行動の具体性で伝わるものです。

反省で終わらせるのではなく、必ず次の行動をセットで示しましょう。このとき気をつけたいのは、一通のメールに、あれもこれもと詰め込みすぎないことです。謝罪と、原因と、交換の段取りと、再発防止。伝えるべきことは多いのですが、だからこそ、要点を絞り、読み手が混乱しないように整理して書く必要があります。原因の説明を長々と書きすぎると、肝心の「どう対応するのか」がかすんでしまいます。

相手が動揺している場面ほど、シンプルで、何をすればよいかがすぐ分かる文面が、いちばん親切なのです。

トラブル対応は、関係を深める機会でもある

最後に、少し視点を変えたお話をします。トラブルへの対応は、たしかにつらい場面ではありますが、実は関係を深める大きな機会でもあります。何事もなく取引が続いているときよりも、ミスをした後の対応の誠実さのほうが、相手の記憶には強く残るものです。誠実に、そして素早く対応できれば、かえって「この会社は信頼できる」と、評価が上がることさえあります。

ただし、そのために欠かせないのが、メールで約束したことを、必ず守ることです。回収の日程や、再発防止の約束を守れなければ、二度目の失望は、一度目よりもずっと深くなります。守れない約束を、その場しのぎで書いてはいけません。そしてもう一つ、大切なことがあります。大きなトラブルほど、自分一人で抱え込まず、すぐに上司や関係部署に共有することです。

お詫びの範囲や対応の内容は、あなた個人ではなく、会社として判断すべきことも多いからです。一人で背負おうとして対応が遅れることのほうが、かえって事態を悪化させてしまいます。もう一つ付け加えるなら、原因が完全に分かる前でも、まず一報を入れておくことです。「現在、原因を確認しております」と早めに伝えるだけでも、相手は放置されていないと感じ、待ってくれます。

完璧な説明を用意してから、と考えているうちに時間が過ぎるほうが、よほど印象を損ねます。速さと、正直さと、約束を守り抜くこと。この三つがそろったとき、ピンチは、信頼を積み増す機会へと変わっていくのではないでしょうか。