営業の月末月初タスク管理｜平準化と仕組み化で乗り切る

営業マンは多くの月末月初作業に追われるため、月末月初は忙しくなる傾向にあります。最大公約数的にどのような業界の営業でも必要になるタスクを一覧化しているため、ぜひ、自身の月末月初のタスク管理にご使用ください。

営業マンの月末月初作業（タスク管理）について

営業マンにとって月末は数字に追われるだけでなく、様々な締め切り作業や対応に追われることになります。また月初は全月末の数字が締まったことによる作業も入れば、一ヶ月間の営業の見通しや計画、アポ取りなどに追われることになります。つまり月次で目標を背負う営業マンは月末月初は非常に多忙を極める傾向にあります。

そこで毎月発生しがちな月末月初作業について、多くの業界で参考にしてもらえるようなタスクを一覧化しました。一体どのようなタスクが月末月初に集中するのでしょうか？

実績・発注周り

月末数字の受注締め作業

月末に数字を受注済みステータスへ変更することによって、月内の数字が確定します。受注システム内の受注ステータスを受注済みに変更する必要があります。

月内行動量の確定作業

受注数値以外にプロセスやKPIなどを追っている場合は、月内の行動量を確定する必要があります。企業にとって異なるフォーマット管理されていますので、フォーマットへの記入が必要です。

申込書の回収

申込書を入手し終えて初めて受注となります。クライアントからの申込書の入手状況を一覧化し、確実に申込書を入手する必要があります。

請求書の作成・発行

営業マンが請求書を発行しているケースにおいては、月末に数字が確定次第、早急に請求書を作成し送付する必要があります。

二次工程への発注依頼

納品物を営業組織以外の組織や企業が担当しているケースは、受発注システムやメールなどを使って発注依頼をかける必要があります。

二次工程との打ち合わせ

発注依頼だけでなく、打ち合わせが必要な場合は打ち合わせをスケジュールに登録する必要があります。

二次工程のアポ取り

打ち合わせだけでなくクライアント先への訪問が必要なケースは、クライアントにアポを取る必要があります。

営業行動の振り返り

着地数字の振り返り

月内の数字が締まった後に、目標の達成状況の確認や成功要因失敗要因を形式化していくためにも、振り返った上でなんらかの形で文書化しておく必要があります。特に先月末の振り返り内容が、今月行動へと移すことができたかという観点の振り返りも有効です。

行動内容の振り返り

数字の達成未達成要因の振り返りだけでなく、行動ベースやタスクベースで一ヶ月という期間を振り返った時に後々残しておきたいことを文書化しておく必要があります。

名刺管理

新規営業に当たることが多い営業マンは一ヶ月で相当数の名刺を入手します。名刺管理システムへの登録や、人柄や話した内容などを履歴化しておくことで、次のアポに繋げやすくなります。

受注ネタの次回連絡日のタスク化

商談やアポに繋がらなくとも、次回連絡日などを約束した場合は先にスケジュール化してしまって、将来のタスクの抜け漏れやヨミネタの構築を事前にしておきます。

納品計画の作成・タスク化および納品予定の確認

納品そのものを計画的に実施する必要がある場合は納品計画や納品状況を一覧化できるものを作成し、更新します。

クライアントの実績数値や目標達成状況の確認

自社の納品によって、クライアントが何らかの数字を追いかける場合はクライアント側でも月間の締め作業が行われています。クライアントとともに一ヶ月を振り返る習慣をつけるためにも、毎月の定例タスク化しておきます。

入金管理周り

先月末入金の確認

営業が入金管理をしている場合は、先月末までに受注した分が今月末までに入金されているかの確認を月初1営業日目にする必要があります。

未入金のプッシュと入金日の確定

もし仮に支払い期限を過ぎているにも関わらず入金がされていない場合は、すぐにクライアントに連絡しいつまでに入金が可能か、危険性の高い未入金ではないかなどを確認する必要があります。

未入金概要の報告書の作成

上司や社内で未入金に関する情報のエスカレーションが必要な場合は、未入金を起こした企業名、未入金になった理由、入金見通しなどを簡潔にまとめて報告し、今後の指示を仰ぐ必要があります。

今月受注分の入金予定の確認

今月受注した分の入金日がいつかを確認し、一覧化した上で入金予定日に確認が取れる体制を構築しておきます。

事務作業周り

経費清算

交通費や接待費など実費清算する必要があるものについて経費処理システムを用いて清算します。

勤怠の打刻

出社時間、退社時間、残業等の打刻や申請、承認依頼が必要な場合は月末最終日もしくは月初1営業日中に対応します。

一ヶ月の業務報告書の作成

上司や社内に対して一ヶ月間の業務報告をする必要がある場合は、業務報告書を作成します。

競合情報報告書の作成

業務報告書の中でもマーケットの変化や競合状況をより重視する業界においては、これらも報告書に記載します。

次月準備周り

目標数値の確認・把握

月初からスタートダッシュするためには目標が固まっている必要があります。

受注ヨミの洗い出し・目標との差額の特定

目標を把握した上で、現状のヨミ状況を確認し、達成難易度を大雑把に把握します。その上で、足りない数字をどのように積み上げるかのシミュレーションをします。

行動計画書の作成

足りない数字がシミュレーションできたら、それを行動ベースでどのようにしていくかを計画に落とし込む必要があります。月内のいつまでにどれだけの提案とクロージングをする必要があるかを一覧化しておきます。

リスト作成

新規アポをたくさん取る必要がある場合は、新規アタック用のリストを作成し、いつまでにアプローチが完了できるかなどの目処を立てる必要があります。

アポ取り

実際に月中で商談をして受注していくためのアポを取ります。できれば月初2営業日までに月前半のアポの7割〜8割が既に固まっているのが理想です。

営業会議の日程抑え

営業全体で会議をする必要がある場合には、翌月分の営業会議の日程を先に抑えておく必要があります。特に、人数が多くなればなるほどスケジュールが合いにくくなりますので、なるべく早い段階で予定を抑えてしまいます。

営業相談の日程抑え

上司や先輩に営業内容に関する相談をする必要がある場合や、定例ミーティングを持っている場合は、一ヶ月分のミーティングを先に抑えてしまいます。企業によってはスケジュールはあいているが会議室や打ち合わせスペースが空いていないということもあるので、なるべく先の分まで定例化してしまって抑えてしまいます。

クライアントへのタスク依頼のタスク化

一ヶ月のうちにクライアントにお願いしなければならないタスクがある場合は、クライアントに投げるタスクをタスク化しておき、依頼漏れがないようにしておきます。また依頼日・締切日・状況確認日・プッシュ日なども一覧化できるとベストです。

クライアント提出資料作成のタスク化

クライアントに資料を作成し提出する必要がある場合や提案資料を作成する必要がある場合は、資料作成時間を先にキープしておく必要があります。先にタスク化すれば、企業ごとに提出する資料を大きく変えなくていいなどを判断できる・見通すことができるというメリットもあります。

月末の「山」は、月中に崩せる

月末月初にタスクが集中するのは、営業という仕事の宿命のように思われがちです。しかし、ここまで挙がったタスク群をよく見ると、その多くは「月末にやると決めているから月末に集中している」だけで、本当は月中に前倒しできるものが少なくありません。忙しさの山は、平準化で崩せます。

たとえば申込書の回収は、締め日にまとめて追いかけると修羅場になりますが、受注が固まった案件から都度もらっていけば、月末には残りわずかになります。実績やKPIの入力も、月末に一気に打ち込むから重くなるのであって、商談のたびに記録していれば、締めはほぼ確認だけで済みます。次月のアポ取りやリスト作成も、月末の慌ただしい時期にやるより、月の後半から少しずつ仕込んでおくほうが、良いアポが取れます。ポイントは、「月末にやること」をできる限り「毎日少しずつやること」へ振り替える発想です。締め作業を日常業務に溶かしておけば、月末という一点にかかる負荷が下がり、数字の追い込みという本来いちばん時間を使うべきことに集中できます。タスクの総量が同じでも、いつやるかを分散させるだけで、月末の景色は変わります。

毎月同じことは、考えずに回る「仕組み」にする

月末月初のタスクには、ある大きな特徴があります。毎月、ほぼ同じ顔ぶれだということです。だとすれば、毎月ゼロから「今月は何をやるんだっけ」と思い出し、段取りを考えるのは、それ自体がムダな思考コストです。同じことは、考えなくても回る仕組みに落とします。

土台になるのが、ここで紹介されているようなチェックリストです。毎月やることを一覧にして、上から潰していけば、「あれを忘れていた」という抜け漏れがなくなります。加えて有効なのが、繰り返し予定の活用です。入金確認は月初一営業日、業務報告書の作成はこの日、営業会議はこの曜日、というように、定例の作業をあらかじめカレンダーに繰り返しで登録してしまいます。リマインダーも同じ発想で、「思い出す」という作業を、記憶ではなく仕組みに肩代わりさせます。人間の脳を、覚えておくことや段取りを考えることに使うのはもったいないことです。定型はすべて仕組みに預け、空いた脳を、目の前の商談やクライアントのことを考えることに回します。毎月の繰り返し作業をいかに無意識で回せるようにするかが、月末月初を軽くする分かれ目です。

改善の回し方について知見を広げたい方はこちら。やりっぱなしを、次の成果につなげられます。

→ 「営業のPDCAを確実に高速で回す」営業企画の「Act（改善）」のお仕事とは｜改善を「反省会」で終わらせない──直す場所の見つけ方、定番の打ち手、個人で回すA

「作業の時間」を、先にカレンダーへ置く

タスク管理というと、やることを書き出すToDoリストを思い浮かべがちです。しかし、リストにするだけでは足りません。書き出したタスクは、「いつやるか」まで決めて、先にカレンダーの枠を押さえて初めて、実際に片づきます。

とくに、まとまった集中を要する作業ほど、先に枠を確保する必要があります。月次の振り返りの文書化、報告書の作成、新規リストの洗い出し、提案資料の準備――こうした頭を使う作業は、「空いた時間にやろう」と思っていると、次々に入る商談やアポに押し出され、結局すべてが月末に雪崩れ込みます。だから、商談の予定を入れるのと同じように、「資料作成のための二時間」をあらかじめカレンダーに置いてしまいます。ここで紹介された「資料作成時間を先にキープする」「会議や相談の日程を先に押さえる」という考え方は、まさにこの時間の予約です。タスク管理の本質は、やることを漏れなく並べることではなく、そのやることに、いつ着手するかという時間を割り当てることにあります。時間という器を先に確保しない限り、どんなに立派なリストも、こなされないまま月末を迎えます。

そもそもタスク管理は、「こなす」ためのものなのか

ここまで、平準化、仕組み化、時間の確保という三つの技術を見てきました。最後に、タスク管理という営みそのものが、何のためにあるのかを問い直しておきたいと思います。

タスク管理の議論は、たいてい「やるべきことを、漏れなく、速くこなす」ことをゴールに据えます。チェックリストの価値も、抜け漏れなく全部を潰せる点にあります。けれど、この「こなす」という目的を突き詰めていくと、静かな落とし穴が口を開けます。タスクを片づけること自体が目的化し、営業がいつのまにか「作業をこなす人」になっていくのです。月末月初に忙殺されている状態は、一見すると仕事に追われる真面目な姿ですが、その裏で、本来いちばん時間を使うべき「顧客と向き合い、数字を作る」ことが、事務作業に押しのけられているかもしれません。並んだタスクを効率よくこなす前に、一度立ち止まって問いたいのです。このタスクは、そもそも自分がやる必要があるのでしょうか。なくしてしまえないのでしょうか。管理の対象を上手にさばく手前に、管理の対象そのものを減らせないか、という問いがあります。

さらに根っこまで下りると、タスク管理の本当の目的は、「タスクを片づけること」ではなく、「タスクに追われない状態を作ること」だと言えます。優れたタスク管理とは、大量のタスクを高速で処理する技術ではありません。こなすべきタスクを減らし、残ったタスクは仕組みに預けて頭の外に追い出し、目の前のことに集中できる余白を作る技術です。月末に忙殺される人は、必ずしもタスク管理が下手なのではなく、そもそもタスクを抱え込みすぎているのかもしれません。頭の中に「あれもやらなきゃ」を大量に抱えたままでは、商談中ですら意識の一部がそちらに取られ、集中しきれません。やるべきことをすべて信頼できる仕組みに書き出し、「今はこれだけ考えればいい」という状態を作れたとき、人は初めて目の前の一つに没頭できます。

だとすれば、タスク管理シートの本当の価値は、抜け漏れを防ぐことだけにあるのではありません。頭の中を空にして、安心して忘れられる状態を作り、その空いた集中力を、数字を生む活動に注げるようにすること――そこにこそ、タスクを管理する意味があります。速くこなすためではなく、追われないために管理するのです。この順番を取り違えなければ、月末月初の慌ただしさは、こなす作業の山から、集中を生み出すための整えられた助走に変わっていくのだと思います。

あわせて読みたい

• なぜあの企業は営業生産性が高いの？営業効率化の進め方｜効率化の先を設計する──分子を増やす、仕組みに寄せる、自分の時間から変える
• 「営業のPDCAを確実に高速で回す」営業企画の「Act（改善）」のお仕事とは｜改善を「反省会」で終わらせない──直す場所の見つけ方、定番の打ち手、個人で回すA