英文ビジネスメールの書き方とマナー｜例文とテンプレで学ぶ基本
こむぎ【超基本】はじめてでも大丈夫！英文ビジネスメールの書き方とマナー【例文】【テンプレ】英文メールは「日本語の直訳」で失敗する――結論から書き、お願いは構文で和らげる
英語でビジネスメールを書く機会が増えた人も多いのではないでしょうか。はじめて書く人へ向けて基本的な書き方とマナーをご紹介します。
英文ビジネスレターを書く上でのルール
- 内容を絞って簡潔に
- セミフォーマルを意識して、必要以上に儀礼的なものにしない
- 公平な表現
- 感情を表現する必要はない
１．これは日本語のビジネスメールにも言えることですが、ビジネスレターを書く際の鉄則として「相手の時間を節約する。」というものがあります。日に数十のメールを処理しているビジネスパーソンが瞬時に内容を理解できるような作り方が必要になります。
２．電子メールと言う媒体自体がセミフォーマルなものなのです。直接会いにいかず、手紙も書かないのはできるだけは早く、簡便に相手と意思の疎通を図りたいからです。必要以上に礼儀正しくする必要はありません。ただし、最低限のルールはありますのでまずはテンプレートを頭に入れると良いでしょう。
３．日本語にはあまりない表現ですが、社会情勢の変化などからビジネスの現場で使うことが望ましくない語彙と言うものが存在します。代表的なものが「Miss」です。未婚女性に対する敬称ですが、最近では差別的であるとしてあまり好まれません。もちろん日本人のこうした文化への不理解をとがめる人は多くありません。しかし、ビジネスパーソンとして少しずつ覚えていくと良いでしょう。
４．「素晴らしいスピーチでした。」、「感動しました。」などの感想はビジネスメールには適しません。飽くまで社の代表者としてやり取りをしましょう。
PR｜運営者より
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この仕組みを、どの会社でも使える形にして、私たちが提供しているのが「Game toB」です。
書き方
サンプル
From:conemaga@abc.comTo: PPeter@exp.comSubject: 【Urgent】Site ProblemsDate: Monday, August 7
Dear Mr. Philips,
We have received several complaints from customers about various quality issues regarding our website. Visitors cannot place orders using certain web browsers or certain operating systems.
We have to adapt to new operating environments immediately. We hope you will deal with this matter as soon as you can.
Please have your staff look into this and turn in a report to my office no later than Wednesday.
I'll be happy to respond to any questions you might have.
Best regards,Taro Conemaga(Mr.)Customer ServiceManagerABC, Inc.305 Takahashi Building, 1-23-45, Nishi-Shinjuku, Shinjuku-ku, Tokyo 160-0023 JapanTel: 03 1234 5678email: conemaga@abc.com
日本語訳
From:conemaga@abc.comTo: PPeter@abc.com件名: サイトの問題について日付: ８月７日㈪
フィリップス様
私たちのウェブサイトの様々な問題についていくつかのクレームを受け取っています。サイト訪問者がウェブブラウザやOSによっては注文ができないのです。
私たちはコンスタントに新しい動作環境に適応していかねばなりません。この問題にできる限り早く対応してくださることを望みます。
水曜日までにスタッフに調査させ、私のオフィスに報告書を提出してください。
ご質問がありましたら喜んで対応いたします。
敬具コネマガ太郎カスタマーサービス部門マネージャー日本〒160-0023東京都新宿区西新宿１ー２３－４５ 305号室Tel: 03 1234 5678email: conemaga@abc.com
件名
日本のビジネスメールとほとんど同じです。とにかく相手が状況を瞬時に理解できる簡潔にしてわかりやすいものを作ります。
具体的には
- 冠詞をできる限り省く
- 意味内容を持った単語の頭文字を大文字に
- メールの属性を強調したい場合カッコを用いる
などが方法として考えられます。
まず、正確な文法ルールを無視して冠詞を省くことでスペースを省略し一目で相手が件名を読めるようになります。特にスマートフォンでメールを確認している人の場合題名の短さは大変大きな意味を持ちます。
次に「意味内容を持った単語の頭文字を大文字に」することで見やすさが変わります。これは論文や新聞記事の題名にも適用されているルールです。意味内容を持った単語と言うのは冠詞(a, the)、前置詞 (from, to, through...)そして等位接続詞( and, or...)以外のことを表します。
最後に「メールの属性」ですが、重要なのか、緊急なのか、問い合わせなのか等、相手が読む優先順位を決める際の重要なファクターになるものです。【】等で強調して簡潔に書きましょう。以下例示します。
- 【Urgent】緊急
- 【REQ】requestの略。依頼
- 【Important】重要
- 【Resend】再送
- 【FYI】for your information 参考
- 【NONB】non-business 仕事とは無関係
宛名
Dear＋（相手の名前など）,と決まっていると考えて良いでしょう。
名前と性別が分かる場合
- Dear Mr.Park,(:)
- Dear Ms.Williams,(:)
※フルネームに敬称を付けると間違いです。
名前または性別が分からない場合
役職担当部署を宛名にすると良いでしょう
- Dear Budget and Fiscal Manager,(:)
- Dear Customer Service,(:)
相手の情報が何もわからない場合
- Hello(everyone),
内容
とにかく簡潔に書くことを意識してください。ビジネスメールにおいては、
- 現在自分に起きている問題
- どういった解決をしたいのか
- 相手への要求
と言った順番で作成するとわかりやすいでしょう。
結び
上司/取引先/顧客
- Yours sincerely,
- Best Regards,
ある程度親しい上司/取引先/顧客
- Thanks,
- Thank you very much,
- Looking forward to hear from you,
同僚など立場が近い人
- Take care,
- Bye for now,
署名
必要なのは
- 名前（相手に会ったことのない場合、サンプルのようにMr.またはMs.を併記）
- （あれば）役職
- 部署
- 社名
- 会社住所
- 電話番号
- アドレス
- （あれば）ホームページのアドレス
です。
書き方のポイント
ビジネスメールのゴールは大きく３つです。
- シンプルで
- わかりやすく
- 短い
１．どうやったらシンプルにできるのか
方法として考えられるのは、
- メールの目的を１つにしぼる
- 文法や言い回しを端的にする
などです。
日本語でビジネスメールを書くときにも同じことが言えますが、お礼とお詫びを１つのメールに詰め込んだり、様々な内容を同時に伝えようとすると、大変わかりにくくなります。まずそのメールの目的は何なのかを自分自身の中で明確にしておきましょう。１文の中に情報を詰め込もうとして、関係代名詞を使うと遠回しで分かりにくくなります。適宜、文を分けるなどしましょう。イディオムについても単語１つに言い換える方が親切です。
２.どうやったらわかりやすくなるのか
以下を徹底しましょう。
- 具体名を用いる
- 受動態を極力使わない
- 表現方法を工夫する
「お世話になっております」をそのまま英語にしない――英語は結論から始める
英文メールでつまずく一番の原因は、英語力そのものよりも、日本語のメールの作法をそのまま英語に移してしまうことにあります。「お世話になっております」「取り急ぎご連絡まで」「何卒よろしくお願いいたします」といった日本語の定番表現は、英語に直訳しても意味をなさなかったり、かえって回りくどく響いたりします。
英語のビジネスメールは、結論から始めるのが基本です。日本語のように、挨拶やクッションを置いてから本題に入るのではなく、最初の一、二文で「何の件で、何をしてほしいのか」を伝えます。忙しい相手は、最初の数行を読んで対応の優先順位を決めるからです。ここで誤解しやすいのが、ダイレクトに書くこと＝ぶっきらぼう、ではないという点です。英語の丁寧さは、語尾を盛ることではなく、構文を選ぶことで出します。
たとえば依頼するとき、「Please send me the report.」と命令形で書くと、指示のように聞こえます。「Could you send me the report?」や「I would appreciate it if you could send me the report.」のように、依頼の形そのものを変えると、同じ内容でもぐっと丁寧になります。日本語の敬語のように単語で敬意を足すのではなく、文の形で調整するわけですね。
「よろしくお願いします」に当たる万能句はない――締めは"次の一手と期限"で閉じる
日本語のメールは、最後を「よろしくお願いいたします」で締めれば、なんとなく収まります。ところが英語には、この万能のひと言がありません。代わりに何で締めるかというと、相手にいつまでに何をしてほしいか、という具体的な行動です。
ここで効くのが、期限の書き方です。「as soon as possible」や「at your earliest convenience」は便利そうに見えて、実は曖昧で、後回しにされがちです。「by Wednesday」「no later than the 5th」のように、はっきりした日付で示すと、相手は迷わずに動けます。返信そのものが欲しいときは、最後を質問の形で終えるのも有効です。「Could you let me know by Friday?」と一文添えるだけで、相手は返信する理由を持ちます。
なお、件名も日本語メールと同じで、知らない相手にスパムと間違われないよう、用件と自分が誰なのかが分かる情報を必ず入れておきます。Best regards のような結語は型のとおりで構いませんが、その直前の一文に、相手がとるべき行動が入っているかどうかだけは、送信前に必ず確かめてください。
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