【アポ】【テンプレ】OB・OG訪問の依頼メールの書き方

OB・OG訪問をするにしてもメールの書き方はもちろん、日程や時間帯の設定の仕方まで詳しく解説します。

はじめに

社会人にメールを送る機会なんて滅多にありませんよね。ただ会いたいとだけ言えば良いというものでもないだろうし・・・。この記事ではフォーマルなメールを書いた人のない人に向けて、件名の付け方から署名の付け方まで詳しく解説していきます。

OB・OG訪問の依頼メール書き方テンプレート

件名：【OB（OG）訪問のお願い】〇〇大学コネマガ太郎

株式会社〇〇○○部□□担当

◆◆◆◆様

はじめまして。

突然の連絡を差し上げまして申し訳ありません。

〇〇大学■■学部に在籍しております、コネマガ太郎と申します。

大学のキャリアセンターで◆◆様のことを知り、OB(OG)訪問をさせて頂きたくメールを送らせていただいております。

☆☆業界に興味を持っており、特に貴社に魅力を感じています。

是非とも〇〇社でご活躍されている◆◆様にお仕事につきましてお話をお伺いしたく思います。

下記の日程でご都合のよろしい日程はございますでしょうか。

9月22日(火)13:00-19:00

9月23日(水)9:00-19:00

9月24日(木)9:00-19:00

上記の日程でのご調整が難しい場合には再度提示いたしますのでお申し付けくださいませ。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

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〇〇大学〇〇学部〇〇学科

コネマガ 太郎(コネマガ タロウ)

自宅住所：〒〇〇◯‐◯◯◯◯ ◯◯県〇〇市〇〇△丁目△番地

Mail: t.conemaga@◯◯.◯◯.jp

Tel: 09012345678

OB・OG訪問の依頼メールの件名

メールを送る相手は毎日大量のメールを処理するビジネスパーソンです。彼らに届く大量のメールの中で、職務上急を要するものとそうでないものを分類し、優先順位を決めています。ですから、あなたの送るメールが一体何のためのメールなのか瞬時に相手にわかることは大変重要です。10文字以内を基本に簡潔で具体的なものを目指しましょう。

ポイントは以下の３つです。

• 個人がわかる
• 目的が明らか
• どのデバイスで見ても上の２つがすぐに伝わる

1.２．については誰が出した、何を目的としたメールなのかが採用担当者にいち早く伝わるためです。

３．については例えば、スマートフォンでメールを作成した際、パソコンでの表示がうまく行かなかないなどのトラブルが考えられるためです。最も安全なのはパソコンで作成することです。

冒頭に書く宛名

会社名はもちろん役職名まで書き入れましょう。

名前がわからないときや、忘れてしまった場合は「採用担当者様」という形でも構いませんが、名前を入れる方がベターです。もちろん、名前を間違えてしまうことが最も失礼にあたりますので、自信がない場合は書くのを控えましょう。

またいくらOB(OG)だからと言って「〇〇先輩」、「〇〇さん」という呼びかけをするのは控えましょう。あくまでも依頼のメールですからできる限り正式な形にしましょう。

OB・OG訪問の依頼メール、何を書く？

OBやOGに連絡を取る場合、まずは相手にどのようにしてその人の連絡先を入手したのかをきちんと伝えるようにしましょう。受け取る側の気持ちになってみてください。顔も名前も知らない人が知らない間に自分の連絡先を手にいれて突然メールしてきたら・・・。例えば大学のキャリアセンターでその情報を手にいれたということがわかれば、このメールの送り主は大学生だな、と相手に伝わります。

また当然ながらどうして会いたいのかも伝えなくてはなりません。何かと忙しい社会人に貴重な時間を頂こうとするのですから、この業界にこういう理由で興味があって、特にあなたから話を聞きたいのだ、と熱意を持ってお伝えしましょう。

これも重要なのが希望日程と時間をこちらから指定する、ということです。社会人から見て、時間が取れそうか取れなそうかで判断できるので喜ばれます。ただし、場所についてはOB・OGに指定していただきましょう。移動時間を考えると、時間を取るのが難しくなってしまうからです。

日程・時間調整のポイント

• 指定する日程や時間の幅をできる限り広くする方が喜ばれます。（最低3日程）
• 全て駄目だった場合も調整する旨を書き入れましょう。
• 時間は月曜以外の平日の昼間や夕方を指定しましょう。休み明けの月曜日は忙しくなることが多いためです。

返信が来た時の返事

• 場所と日程をこちらがきちんと把握しているということが担当者に伝わるように明示しましょう。
• 日程調整へのお礼を忘れないようにしましょう。

結び

多忙な相手を気遣う文面で締めましょう。

バリエーション

• ご多忙中大変恐縮ですが何卒よろしくお願いいたします。
• お忙しいところ誠に恐れ入りますがどうぞよろしくお願いいたします。
• 何卒よろしくお願いします。

署名

基本的には以下を書き入れましょう。

大学名学部学科名前連絡先（住所、電話番号、メールアドレス）またメールアドレスは学校のものでも良いですが、就活用に１つ一部でも自分の名前が含まれるものを作っておくと採用担当者にわかりやすくなり喜ばれます。この機会にアカウントを取得しても良いでしょう。

フォーマルなメールにおけるタブー

特殊文字

お礼メールに限らず、電子メール全般に言えることですが、次のような特殊文字はなるべく使わないようにしましょう。相手の使用しているデバイス、ソフトによっては文字化けするなどして読めなくなってしまうかもしれません。

丸数字・囲み文字

• ①、②
• ㊤、㊦、㊨
• ㊑

半角カタカナ

• ｱｲｳｴｵ

ローマ数字

• Ⅰ、Ⅱ

単位記号

• ㌧
• ㎝

カッコつきの文字

• ㈱
• ㈲

顔文字・絵文字

当然ながら大変失礼です。目上の方へのメールに絵文字を付けることはタブーです。内容はもちろん相手との関係をよく見極めましょう。

送信前に必ずチェック！

頑張って書いたメールでもミスがあっては本末転倒です。以下のポイントに注意して確認してみましょう。

• 誤字・脱字
• 送信アドレス
• 表記ブレ
• 環境依存の特殊文字を使ってはいないか
• 担当者の部署、名前等
• 長すぎないか

営業の現場では、OB・OG訪問への理解が成果を大きく左右します。本記事で紹介したポイントを振り返り、明日からの業務に少しずつ取り入れていきましょう。

いつ送るかで返信率は変わる ― 時間帯とタイミングの設計

文面を整えることに気を取られがちですが、同じメールでも「いつ届くか」で反応は変わります。相手が忙しくて後回しにした瞬間、そのメールは受信箱の下へ沈み、そのまま忘れられます。狙いたいのは、相手が落ち着いてメールを処理できる時間帯に受信箱の上のほうにいること。一般に、始業直後の慌ただしい時間や、退社間際、昼休みの直後などは避け、午前の遅めや午後の早めといった、業務が一区切りつくタイミングが読まれやすいとされています。曜日も同じで、休み明けで対応が立て込む月曜午前や、気が緩みやすい金曜夕方より、火曜から木曜のほうが落ち着いて返せます。夜中に書き上げたメールを勢いでそのまま送るより、翌朝の時間帯に届くよう調整するだけで、返信の確率と速さは目に見えて変わります。中身が同じなら、届くタイミングは無料でできる改善です。

返事が来ないときの一手 ― 催促に見えないリマインド

送ったのに返信がない。これは相手が拒んだからとは限らず、単に埋もれたか、後で返そうと思って忘れているだけのことがほとんどです。だからこそ、一定期間を置いて一度だけ、そっと再送する。目安は、最初のメールから三営業日から一週間ほど空けること。翌日に催促すれば急かす印象を与え、二週間も放置すれば熱意が薄れて見えます。文面は、責める調子を一切出さず、「先日お送りしたメールが届いておりますでしょうか。ご多忙のところ恐れ入りますが」と、相手が見落としていた前提で軽く添えるのが要点です。最初のメールを引用して再送すれば、相手は経緯をたどり直さずに済みます。一度リマインドして反応がなければ、それ以上は追わない。しつこさは信頼を削るので、引き際も含めて一手と考えておきます。

日程が決まってからが本番 ― 確定・前日確認・当日の入り

相手から候補が返ってきたら、すぐに一つに絞って確定の返信を出します。ここで「では〇日〇時に、場所は〇〇で承知しました」と、日時と場所を自分の言葉で復唱するのが大事です。認識のズレをその場で潰せますし、相手も確認の手間が省けます。そして、前日か前々日に一度、短いリマインドを入れておくと安心です。「明日はよろしくお願いいたします」の一言で、相手のうっかりを防げますし、律儀な印象も残ります。当日は、指定の時間より少し早めに着けるよう逆算して動く。オンラインなら、開始数分前には接続を済ませて待つ。会う約束を取り付けるまでを頑張って、その後の詰めが甘いと、せっかくの好印象が最後で崩れます。約束は取ってからのほうが、気を抜けない時間が長いと心得ておきましょう。

オンラインで依頼するとき ― ツール・URL・接続の一言

今は対面ではなくオンラインでお願いする場面も増えました。その場合、依頼メールに書き添えることが対面とは少し変わります。まず、どのツールを使うか（相手が普段使っているものに合わせるのが親切です）、こちらでURLを発行するのか相手に出してもらうのかを、あいまいにせず先に決めておく。当日になって「どこに入ればいいのか」と探させるのが、一番の失礼です。自分がURLを用意するなら、確定メールに面談用のリンクを載せ、「当日は開始少し前にこちらのリンクよりお入りください」と一文添えておく。加えて、通信が乱れたときの連絡先（電話番号など）を書いておくと、トラブル時にも慌てずに済みます。オンラインは手軽な分、接続の段取りひとつで相手の手間が増減します。会う場所を地図で案内するのと同じ丁寧さで、入り口を案内しておきましょう。

会ったあとの一通 ― 24時間以内のお礼で締める

時間をもらったら、当日中、遅くとも翌日のうちにお礼のメールを送ります。時間が空くほど、感謝は形式的に見えてしまうからです。お礼メールは定型の「ありがとうございました」で終わらせず、話の中で具体的に印象に残った点を一つ二つ盛り込むのがコツです。「〇〇についてのお話が特に参考になり、さっそく明日から試してみます」と書けば、相手は自分の話がちゃんと届いたと感じます。これは、名前も知らなかった相手に時間を割いてもらったことへの、最低限の返し方でもあります。依頼のメールから始まり、このお礼の一通で一連が締まる。送信前には、宛名や日付だけでなく、話の内容を正しく覚えているかも見直してから出しましょう。最後の一通の質が、その人に残る自分の印象を決めます。

そもそも依頼メールとは、相手の手間を先回りして消す行為である

ここまで送るタイミングやお礼までの段取りを見てきましたが、一度引いて考えると、これらの作法には一本の共通した原理が通っています。それは、「相手にできるだけ考えさせない、動かせない」という一点です。見知らぬ相手に時間をもらう依頼メールで本当に問われているのは、文面が礼儀正しいかどうかよりも、相手が返事をするまでにかかる手間をどこまで減らせているか、なのです。

そう捉えると、良い依頼メールの部品がすべて同じ目的で説明できることに気づきます。候補の日程をこちらから複数出すのは、相手にカレンダーを開いて考えさせる手間を省くため。連絡先をどこで知ったかを書くのは、「この人は誰だ」という警戒と詮索の手間を消すため。件名を短く具体的にするのは、開くかどうかを一瞬で判断させるため。日時を復唱して確定するのは、認識のずれを確かめる手間を相手に負わせないため。どれも、自分の要望を伝える工夫のように見えて、実は相手の面倒を先回りして消している。依頼とは、欲しいものを主張する行為ではなく、相手のコストを引き受ける行為なのだと分かります。

もう一段進めると、見知らぬ相手からもらう時間は、本質的に「借り」です。相手には応じる義理などありません。それでも時間を割いてくれるとしたら、それはこちらが一方的に得をする、返済を前提とした借りなのです。だから依頼は、会う約束が取れた時点でも、当日が終わった時点でも完結しません。もらった時間に見合うものを、お礼の一通で、そしてその後の自分の行動で返していく。そこまで含めて、ようやく一つの依頼が閉じます。テンプレートを正しくなぞることの先にあるのは、この「相手の手間を引き受け、もらった時間を返す」という構えです。文面の正しさは入り口にすぎず、相手のコストをどれだけ想像できたかが、そのまま依頼の質になります。見知らぬ扉を叩くときこそ、自分の言いたいことより、相手の面倒を先に見る。それが、返信をもらえる人とそうでない人を分けています。

上司と一緒に読みたい一本

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