インターン後のお礼メールの書き方｜「もう一度会う口実」に変える一言

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インターン後の受け入れへのお礼メールの書き方【コピペ用例文付き】

インターン受け入れへのお礼メールの書き方を宛名から署名までご紹介します。1dayでも送る理由､失礼にあたるメールとはどんなもの？初めてメールを送る人にわかりやすく解説します。

目次

• はじめに
• 御礼状の方が丁寧！ただし・・・
• 1dayでも必要！お礼メールを送る理由
• インターン受け入れへのお礼メール例文
• インターン受け入れへのお礼メールの書き方ポイント
• お礼メールを送る際の注意点3つ
• 送信が遅れてしまったら
• これはダメ
• 送信前に必ずチェック
• 終わりに

1.はじめに

意外と大事なインターンシップ受け入れに対するお礼メールの書き方をご紹介します。はじめて企業にメールを送る機会になる人にもわかりやすく宛名の書き方から徹底解説していきます。

2.御礼状の方が丁寧！ただし・・・

貴重なリソースを割いて学生に社会生活の一端を教えてくれる企業に対してのお礼ですから、やはり略儀な印象のある電子メールよりは御礼状の方が丁寧です。ただし、メールにもメリットはあります。まずは送る側も受け取る側も手間が少なく済むことです。送る側としては手書きしてポストに投函するよりも、打ち込んで送信ボタンをクリックする方が何倍も早くすみます。受け取る側も、読むことも、管理することも電子メールの方が楽です。

加えて、電子メールは当然ながらインターンシップが終わってすぐに送信できますから、担当者があなたの顔を覚えているうちに送信することができます。そのメール担当者の心に残れば、あなたへの評価にもつながります。

それでもやはり、手書きの御礼状も温かみ、丁寧さなどが担当者の方に伝わり高評価につながります。スケジュールと相談しつつ、担当者があなたを日が経っても覚えているかどうかなどを考慮して選ぶと良いでしょう。

3.1dayでも必要！お礼メールを送る理由

最近業界理解のきちんとできた学生を受け入れたいという企業の声が高まりを見せています。インターンシップ経験の有無が採用されるかされないかの重要なファクターになりつつあるのです。それに加えて、インターンとして受け入れた学生がその受入れ先企業に採用されるケースも増えてきています。

つまり、インターンは企業による成長機会の提供であると同時に、青田買いの場でもあるというわけですね。当然長期インターンにそうした傾向が強いですが、採用に割けるリソースの関係でインターンシップが1日にとどまっているだけ、という企業も多いのです。当然学生全員に平等に機会があるわけですから、チャンスがあればたとえメールでも自分をアピールすべきです。少なくとも「志望度の高さ」、「ビジネスマナーがある程度わかること」、「礼儀を守るために手間を取れる」という点は伝えられるでしょう。

また、社会に出て１人のビジネスパーソンとして働くことを前提として考えた時、お世話になった企業とその関係者にお礼メール等を送るのは必須のマナーになっています。場合によっては人材としての資質を疑われることもあるので注意しましょう。

ここまでのポイントは下の通りです。

• 本採用へのステップとして
• 社会人としてのマナー

それでは例文を見てみましょう。

4.インターン受け入れへのお礼メール例文

件名：【インターンのお礼】〇〇大学コネマガ太郎

株式会社〇〇○○部□□担当◆◆◆◆様

お世話になっております。インターンシッププログラムに○日に参加いたしました、〇〇大学〇〇学部のコネマガ太郎でございます。ご多忙の中、このような機会を賜り、誠にありがとうございました。

○○業界に憧れて貴社でのインターンシップを志望いたしましたが、改めてプロフェッショナルとして働くことの厳しさや、華やかに見える○○業界における凡事徹底の大切さを痛感いたしました。

△△様には特に「外に出れば社の代表」という視点を教えて頂きました。サービスを売るということのみに注力するのではなく、今後もお客様のパートナーであり続けるという気概を持って行わなくてはならないということが身に染みてわかりました。

社員の皆様に温かいご指導ご鞭撻を頂き、また、○○社のメンバーとして矜持を持って働く姿を間近で拝見して貴社への入社意欲が大変高まりました。

以後この経験を活かし就職活動に取り組んでまいります。お忙しい中、ご指導いただきまして重ね重ねありがとうございました。大変略儀ではございますが、インターン受入れへの御礼を申し上げたく、メールを差し上げました。末筆ではございますが、貴社の益々のご発展とスタッフの皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

-------------------------------------------------------------------------------------〇〇大学〇〇学部〇〇学科コネマガ 太郎(コネマガ タロウ)

自宅住所：〒〇〇◯‐◯◯◯◯ ◯◯県〇〇市〇〇△丁目△番地Mail: t.conemaga@◯◯.◯◯.jpTel: 09012345678

5.インターン受け入れへのお礼メールの書き方ポイント

件名

メールを送る相手は毎日大量のメールを処理するビジネスパーソンです。彼らに届く大量のメールの中で、職務上急を要するものとそうでないものを分類し、優先順位を決めています。ですから、あなたの送るお礼メールが一体何のためのメールなのか瞬時に相手にわかることは大変重要です。10文字以内を基本に簡潔で具体的なものを目指しましょう。

ポイントは以下の３つです。

• 個人がわかる
• 目的が明らか
• どのデバイスで見ても上の２つがすぐに伝わる

1.２．については誰が出した、何を目的としたメールなのかが採用担当者にいち早く伝わるためです。

３．については例えば、スマートフォンでメールを作成した際、パソコンでの表示がうまく行かなかないなどのトラブルが考えられるためです。最も安全なのはパソコンで作成することです。

宛名を確認

会社名はもちろん役職名まで書き入れましょう。

名前がわからないときや、忘れてしまった場合は「採用担当者様」という形でも構いませんが、名前を入れる方がベターです。もちろん、名前を間違えてしまうことが最も失礼にあたりますので、自信がない場合は書くのを控えましょう。

本文①まずはお礼

「いつもお世話になっております。」という決まり文句にはじまり、まずは簡潔に忙しい中でインターンとして受け入れてもらったことへの感謝を述べましょう。

ここで重要なのがメールをシンプルにすることです。「お礼とお詫びを一緒に１つののメールに入れてはいけない。」という話を聞いたことのある人もいるのではないでしょうか。ビジネスメールの鉄則として、「内容を1つに絞る」というものがあります。今回であれば、「インターン受入れへのお礼」ですね。情報の処理が簡単に済み、返信をくれる場合にも混乱がありません。最期まで、お礼だけに絞って本文を書き始めましょう。

【これを踏まえて書かれたお礼の文章のバリエーション】

• 本日はお忙しいところインターンシップの機会を頂きまして誠にありがとうございました。
• ご多忙の折、温かいご指導を頂きまして誠にありがとうございました。

本文②簡潔に自分をアピール

先に述べた通り、採用担当者は毎日大量のビジネスメールを処理しています。そうした中で感謝の気持ちをより具体的に表現しつつ、同時に自分自身がアピールできると理想的です。

具体的には担当者が教えてくれた内容や、実際にインターン生として働いての所感などがオススメです。ただし、あくまで簡潔に、長くなりすぎないように注意してください。

結び

今後の目標や抱負を述べてから、会社とスタッフを気遣う内容で本文を終えます。

署名

基本的には以下を書き入れましょう。

大学名学部学科名前連絡先（住所、電話番号、メールアドレス）またメールアドレスは学校のものでも良いですが、就活用に１つ一部でも自分の名前が含まれるものを作っておくと採用担当者にわかりやすくなり、喜ばれます。

6.お礼メールを送る際の注意点３つ

• 担当者の名前を間違えないこと
• 1日以内に送ると良い
• 他の会社と他の候補者の間にも成立するものは送っても無駄と心得ること
• 読みやすい作りを心がける

１．については大前提です。インターンとしての仕事が終わったら忘れないうちに控えておく、もし可能であれば名刺をもらっておくとより安全です。

２．インターンを終えて当日の夜か、その次の日に送るのがベストです。担当者があなたのことを覚えてくれている時間は存外に短いものです。印象を良くして採用につなげる意味で重要です。

３．お礼のメールを送るのはあなただけではありません。その多くがメールを送る際マナーのサイトを参考にメールを書きます。紋切り型の、誰にでも書けるようなメールを送っても担当者の心をつかむことはできません。

４．これはビジネスシーン全般に言えることですが、伝えたいことを最初に書き、詳細は後ろに回しましょう。結局メールを通じてあなたは何を伝えたいのかが、読み始めてすぐにわかるようにすると、思いや感謝がぐっと伝わりやすくなります。また、最終チェックをする段階で、少し分量を減らすなど、とにかく簡潔なものを作る努力は惜しまないようにしましょう。

7.送信が遅れてしまったら・・・

遅れてしまってもとにかく送りはするようにしましょう。遅れたからと言って必ずしも印象が悪くなることはないでしょう。また冒頭に一言、お礼が遅れた旨を書き添えるのもありです。

8.これはダメ

特殊文字

お礼メールに限らず、電子メール全般に言えることですが、次のような特殊文字はなるべく使わないようにしましょう。相手の使用しているデバイス、ソフトによっては文字化けするなどして読めなくなってしまうかもしれません。

丸数字・囲み文字

• ①、②
• ㊤、㊦、㊨
• ㊑

半角カタカナ

• ｱｲｳｴｵ

ローマ数字

• Ⅰ、Ⅱ

単位記号

• ㌧
• ㎝

カッコつきの文字

• ㈱
• ㈲

顔文字・絵文字

当然ながら大変失礼です。ざっくばらんな面接であったとしても、企業に対して送るメールに絵文字を付けることはタブーです。内容はもちろん相手との関係をよく見極めましょう。

9.送信前に必ずチェック！

当日中に送るのがベストと言っても、ミスがあっては本末転倒です。以下のポイントに注意して確認してみましょう。

• 誤字・脱字
• 送信アドレス
• 表記ブレ
• 環境依存の特殊文字を使ってはいないか
• 担当者の部署、名前等
• 長すぎないか

お礼メールは、送って当たり前の儀礼だと思われがちです。ですが、営業として3年目のあなたに意識してほしいのは、お礼メールを「もう一度会うための口実」として使う、という視点です。ただ「本日はありがとうございました」で終えてしまうと、そのメールは一往復で会話が途切れてしまいます。

感謝を伝えたうえで、次につながる一言をそっと添えておきましょう。たとえば「本日ご相談いただいた〇〇の件、こちらで一度整理してお持ちします」と書けば、次にお会いする理由が自然にできあがります。「その後、△△について社内で確認しておきます」でもかまいません。大切なのは、お礼で会話を閉じてしまうのではなく、次のアクションを開いておくことです。お礼メールは、追客の最初の一手にもなります。

感謝と、次の小さな約束。この二つをセットで置くだけで、一通のメールが、関係を前に進める力を持つようになります。ただし、次の一言を無理にひねり出す必要はありません。商談の中で相手が漏らした宿題や疑問を、その場でメモしておけば、お礼メールに添える種は自然と手元に残ります。「あとで調べておきます」と口頭で約束したことを、お礼メールの中で「先ほどの〇〇の件、確認しました」と回収するだけでも十分です。その場で交わした小さな約束を、確実に文面で果たします。この積み重ねが、この人はきちんと動いてくれる、という信頼につながっていきます。

価値はスピードで決まる――記憶が鮮明なうちに送る

お礼メールの価値は、内容の丁寧さと同じくらい、送るスピードに左右されます。相手があなたのことを鮮明に覚えている時間は、思っているよりずっと短いものです。商談から数日経ってから届く完璧なお礼よりも、その日のうちに届く短いお礼のほうが、はるかに強く印象に残ります。ですから、文面を練りすぎて送信が遅れるくらいなら、多少そっけなくても、当日中に送ってしまいましょう。

目安は24時間以内です。もし、どうしても遅れてしまったときは、送らないという選択だけは避けてください。「ご連絡が遅くなり申し訳ございません」と冒頭に一言を添えたうえで、それでも必ず送りましょう。遅れて送ったお礼が、印象を損なうことは、実はほとんどありません。

むしろ、送らないままにしてしまうことのほうが、相手の記憶からあなたを静かに消してしまいます。速さは、それ自体が一つの誠意なのだと考えておきましょう。これは、就活生のお礼メールに限った話ではありません。商談を終えた相手に、その日のうちにお礼の一通が届く——それだけで、他の営業に一歩差をつけられます。多くの人が、忙しさを理由に、お礼メールを後回しにし、そのまま出しそびれてしまうからです。

だからこそ、商談から戻ったら、席に着く前にまずお礼メールを送る、というくらいの順番で習慣にしておくと、送りそびれがなくなります。丁寧に書くことよりも、まず速く出すこと。この優先順位を体に染み込ませておきましょう。

「相手の言葉」を一つ引用する――紋切り型で終わらせない

そして、お礼メールでいちばん差がつくのが、具体性です。「大変勉強になりました」「今後ともよろしくお願いいたします」といった言葉は、丁寧ではありますが、誰にでも書ける紋切り型です。相手の心には、ほとんど残りません。

差をつけたいなら、その相手との間で実際にあった、固有の出来事や言葉を一つ入れましょう。「〇〇様がおっしゃった『外に出れば会社の代表』という言葉が、強く印象に残っています」というように、相手が実際に口にしたことを引用するのです。そうすると、あなたがきちんと話を聞いていたこと、そしてこのメールがその人だけに宛てて書かれたものであることが、はっきりと伝わります。

マナー本の例文をそのまま写したようなお礼は、受け取る側も一目で見抜きます。テンプレートは土台として使いながらも、必ず一文は、その場にいたあなたにしか書けない言葉を混ぜましょう。その小さな一手間こそが、日々たくさん届くお礼メールの中で、あなたを覚えてもらう決め手になります。もう一つ、忘れずに押さえておきたいのが、基本のミスをしないことです。どれだけ心のこもった内容でも、相手の名前や会社名、役職を間違えてしまえば、その一通ですべてが台無しになります。送信ボタンを押す前に、宛名と誤字だけは必ず見直しましょう。

特に、複数の相手に似た文面を送るときほど、前の会社名が残ってしまう事故が起こりがちです。感謝を伝えるためのメールで、かえって信頼を損ねては元も子もありません。速さと、具体性と、正確さ。この三つがそろって初めて、お礼メールは、あなたの評価を静かに押し上げてくれる一通になるのではないでしょうか。

10.おわりに

インターンのお礼メールの書き方についてご紹介してまいりました。ビジネスメールにあまり慣れていないという人はまずテンプレートを真似しつつ、機会ごとに作っていくと良いでしょう。少しずつこうしたマナーを覚えていき、一流のビジネスパーソンを目指しましょう。