インターンお礼メールの書き方｜日時と場所の復唱で行き違いを防ぐ

インターン受け入れへのお礼メールの書き方【コピペ用例文付き】

インターン受け入れへのお礼メールの書き方を宛名から署名までご紹介します。なぜおくるのか､失礼にあたるメールとはどんなもの？初めてメールを送る人にわかりやすく解説します。

はじめに

意外と大事なインターンシップ受け入れに対するお礼メールの書き方をご紹介します。はじめて企業にメールを送る機会になる人にもわかりやすく宛名の書き方から徹底解説していきます。

【インターンのお礼メール】なぜ送るの？

インターンシップ受け入れに対するお礼メールを送る理由は大きく２つです。

本採用へのステップとして

社会人としてのマナー

１．最近業界理解のきちんとできた学生を受け入れたいという企業の声が高まりを見せています。インターンシップ経験の有無が採用されるかされないかの重要なファクターになりつつあるのです。それに加えて、インターンとして受け入れた学生がその受入れ先企業に採用されるケースも増えてきています。つまり、インターンは企業による成長機会の提供であると同時に、青田買いの場でもあるというわけですね。採用に至るステップの１つとしてインターンシップの機会を考えるなら、お礼のメールという小さなことでも後々重要になるでしょう。

2.　大学を卒業し社会人としての生活を始めることを考えた時、お世話になった方、お世話になる方にご挨拶と感謝を伝える機会は格段に増えます。インターンシップは会社が皆さんに社会人としての生活を経験させてくれる機会です。企業は学生の皆さんへの機会提供のために、機材や場所、優秀な人材を割いています。そのことに対してお礼を言うのは社会人としてはむしろ当然と言えます。

【インターンのお礼メール】書き方例文

件名：【インターンのお礼】〇〇大学コネマガ太郎

株式会社〇〇

○○部□□担当◆◆◆◆様

お世話になっております。

先日面接の機会をいただきました〇〇大学△△学部のコネマガ太郎と申します。

この度は御社のインターンシッププログラムに受け入れて頂きまして誠にありがとうございます。

期間中は頂きました機会を最大限に活かし、〇〇社と言う最高の環境で積極的に学びを広げていきたいと思います。

それではご指示いただきました、

日程：◯月◯日㈪16：00

場所：○○社オフィス

にお伺いいたします。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

大変略儀ではございますが、インターン受入れへの御礼を申し上げたく、メールを差し上げました。

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〇〇大学〇〇学部〇〇学科

コネマガ 太郎(コネマガ タロウ)

自宅住所：〒〇〇◯‐◯◯◯◯ ◯◯県〇〇市〇〇△丁目△番地

Mail: t.conemaga@◯◯.◯◯.jp

Tel: 09012345678

【インターンのお礼メール】書き方のポイント

【インターンのお礼メール】件名

メールを送る相手は毎日大量のメールを処理するビジネスパーソンです。彼らに届く大量のメールの中で、職務上急を要するものとそうでないものを分類し、優先順位を決めています。ですから、あなたの送るお礼メールが一体何のためのメールなのか瞬時に相手にわかることは大変重要です。10文字以内を基本に簡潔で具体的なものを目指しましょう。

ポイントは以下の３つです。

• 個人がわかる
• 目的が明らか
• どのデバイスで見ても上の２つがすぐに伝わる

1.２．については誰が出した、何を目的としたメールなのかが採用担当者にいち早く伝わるためです。

３．については例えば、スマートフォンでメールを作成した際、パソコンでの表示がうまく行かなかないなどのトラブルが考えられるためです。最も安全なのはパソコンで作成することです。

【インターンのお礼メール】宛名を確認

会社名はもちろん役職名まで書き入れましょう。

名前がわからないときや、忘れてしまった場合は「採用担当者様」という形でも構いませんが、名前を入れる方がベターです。もちろん、名前を間違えてしまうことが最も失礼にあたりますので、自信がない場合は書くのを控えましょう。

【インターンのお礼メール】本文①まずはお礼

「いつもお世話になっております。」という決まり文句にはじまり、まずは簡潔に忙しい中でインターンとして受け入れてもらったことへの感謝を述べましょう。

ここで重要なのがメールをシンプルにすることです。「お礼とお詫びを一緒に１つののメールに入れてはいけない。」という話を聞いたことのある人もいるのではないでしょうか。ビジネスメールの鉄則として、「内容を1つに絞る」というものがあります。今回であれば、「インターン受入れへのお礼」ですね。情報の処理が簡単に済み、返信をくれる場合にも混乱がありません。最期まで、お礼だけに絞って本文を書き始めましょう。

【インターンのお礼メール】本文②日程と場所を確認

日程と場所を私は理解していますよ、と担当者に伝えることができます。トラブルを防ぐとともに、もし万が一間違って伝わっていた場合にも修正して頂けるでしょう。簡潔にパッと見ただけでわかるようにカッコなど表現の仕方を工夫するとベストでしょう。

【インターンのお礼メール】結び

当日はよろしくお願いしますと言う旨を記してメールを締めます。メールでの挨拶に止まったことについてのお詫びを添えるのも良いでしょう。

【インターンのお礼メール】署名

基本的には以下を書き入れましょう。

• 大学名学部学科
• 名前
• 連絡先（住所、電話番号、メールアドレス）

またメールアドレスは学校のものでも良いですが、就活用に１つ一部でも自分の名前が含まれるものを作っておくと採用担当者にわかりやすくなり、喜ばれます。

【例】

鈴木太郎

t.suzuki@◯◯.◯◯.jp

【インターンのお礼メール】送る際の注意点３つ

• 担当者の名前を間違えないこと
• 採用通知が届いて1日以内に送る
• 読みやすい作りを心がける

１．については大前提です。頂いたメールに記載があるならそれに従い、「採用担当者」などとされている場合にもそれに従いましょう。

２．採用通知を頂いたらすぐにでも送るのがベストです。遅くとも２４時間以内に出せると良いでしょう。ただし、インターン先企業の業務時間中に当たらない場合は控えましょう。

３．これはビジネスシーン全般に言えることですが、伝えたいことを最初に書き、詳細は後ろに回しましょう。結局メールを通じてあなたは何を伝えたいのかが、読み始めてすぐにわかるようにすると、思いや感謝がぐっと伝わりやすくなります。また、最終チェックをする段階で、少し分量を減らすなど、とにかく簡潔なものを作る努力は惜しまないようにしましょう。

【インターンのお礼メール】送信が遅れてしまったら・・・

遅れてしまってもとにかく送りはするようにしましょう。遅れたからと言って必ずしも印象が悪くなることはないでしょう。また冒頭に一言、お礼が遅れた旨を書き添えるのもありです。

【インターンのお礼メール】これはダメ

特殊文字

お礼メールに限らず、電子メール全般に言えることですが、次のような特殊文字はなるべく使わないようにしましょう。相手の使用しているデバイス、ソフトによっては文字化けするなどして読めなくなってしまうかもしれません。

丸数字・囲み文字

• ①、②
• ㊤、㊦、㊨
• ㊑

半角カタカナ

• ｱｲｳｴｵ

ローマ数字

• Ⅰ、Ⅱ

単位記号

• ㌧
• ㎝

カッコつきの文字

• ㈱
• ㈲

顔文字・絵文字

当然ながら大変失礼です。ざっくばらんな面接であったとしても、企業に対して送るメールに絵文字を付けることはタブーです。内容はもちろん相手との関係をよく見極めましょう。

【インターンのお礼メール】送信前に必ずチェック！

当日中に送るのがベストと言っても、ミスがあっては本末転倒です。以下のポイントに注意して確認してみましょう。

• 誤字・脱字
• 送信アドレス
• 表記ブレ
• 環境依存の特殊文字を使ってはいないか
• 担当者の部署、名前等
• 長すぎないか

インターンの受け入れが決まったときに送るお礼メールには、感謝だけでなく、もう一つ大事な役割があります。それは、日時と場所を「復唱」して、行き違いを防ぐことです。この視点は、そのまま営業のアポ確認に生きてきます。商談のアポイントが取れたら、「〇月〇日〇時に、御社〇〇にお伺いします」と、日時・場所・目的を書いて返しておきましょう。たったこれだけで、当日のすれ違いや、うっかりのダブルブッキングを防げます。

人の記憶や口頭の約束は、思っている以上にあいまいなものです。もし相手の認識とずれていれば、その返信のやり取りの中で、当日を迎える前に修正できます。復唱は、相手に「この人はきちんとしている」という安心感を与えると同時に、こちらを守る保険にもなります。お礼のついでに一往復を増やせるという意味でも、確定の連絡は、ただの事務連絡で終わらせるにはもったいない機会なのです。

復唱するときのコツは、相手が一目で確認できるように書くことです。日時と場所は、文章の中に埋め込むのではなく、行を分けて、箇条書きのように見せると親切です。「日時：〇月〇日（月）14時／場所：御社〇〇ビル」という具合に、要素をぱっと目で追える形にしておきます。相手は忙しい合間に確認しますから、読み解く手間をかけさせないことが、そのまま気づかいになります。感謝の言葉は文章で、確認事項は箇条書きで。この使い分けができると、一通のメールがぐっと読みやすくなります。

「1通のメールに、用件は1つだけ」を徹底する

次に意識したいのが、「1通のメールに、用件を1つだけ」という鉄則です。お礼のメールに、ついでの質問や、別件のお詫びまで詰め込みたくなることがあります。ですが、一通にいくつも用件が混ざると、相手はどれから処理すればよいのか分からなくなり、かえって返信が遅れたり、一部が見落とされたりします。今回であれば、伝えるのは「受け入れへのお礼と、日程の確認」に絞ります。

別に相談したいことがあるなら、メールを分けて送るほうが、結局は相手の手間を減らします。これは、営業のメールでもまったく同じです。見積もりの送付と、次回アポの打診と、資料の催促を一通に詰め込めば、相手はどれに答えればいいのか迷ってしまいます。用件が複数あるなら、思い切ってメールを分けましょう。一通は一つの用件で完結させる——この単純な原則が、相手にとっての読みやすさと、あなたへの返信のしやすさを、静かに支えてくれます。

用件を絞ると、件名も具体的に書けるようになります。「お礼と、いくつかのご相談」では中身がぼやけますが、「〇日の打ち合わせ日程のご確認」と一言で書ければ、相手は開く前に内容を察せます。件名は10文字前後を目安に、誰からの、何のメールかが一目で伝わるようにしておきましょう。用件を1つに絞ることと、件名を具体的にすることは、実は同じ一つの心がけの、表と裏なのです。

「相手の環境で読めるか」まで気を配る

最後に、意外と見落とされがちなのが、「相手の環境で、そのまま読めるか」という視点です。丸数字やローマ数字、半角カタカナ、㈱のような囲み文字といった機種依存文字は、相手の使っているパソコンやスマートフォンによっては、文字化けして読めなくなることがあります。せっかく丁寧に書いたメールが、相手の画面では意味不明の記号に化けている、というのは避けたいものです。

同じように、スマートフォンで作った改行が、相手のパソコンでは不自然に崩れて表示されることもあります。凝った装飾や特殊な記号は使わず、どんな環境でもそのまま読めるプレーンな書き方を心がけましょう。件名も、長すぎると、スマートフォンでは後半が切れて表示されてしまいます。要点は前のほうに置くのが安全です。不安なときは、送信する前に、自分のスマートフォンや別のアドレスに一度テスト送信してみるのも、確実な方法です。

特に、大切な相手や、初めて連絡する相手には、この一手間を惜しまないほうが安心です。自分の画面でどう見えるかではなく、相手の画面でどう届くかを想像してみましょう。この一段の気配りが、細部まで信頼される営業の書くメールと、そうでないメールを分けていきます。ここまでお伝えしてきた復唱、用件を1つに絞ること、相手の環境への配慮は、どれも派手なテクニックではありません。ですが、こうした地味な心がけの積み重ねこそが、受け取る相手に「この人は仕事が丁寧だ」という印象を残し、次の一歩へとつながっていくのではないでしょうか。

おわりに

インターンのお礼メールの書き方についてご紹介してまいりました。ビジネスメールにあまり慣れていないという人はまずテンプレートを真似しつつ、機会ごとに作っていくと良いでしょう。少しずつこうしたマナーを覚えていき、一流のビジネスパーソンを目指しましょう。

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