退職挨拶メールの例文とポイント｜社内・社外別のマナー
こむぎ退職の挨拶の時のメール・例文のポイント（社内・上司・同僚・社外の取引先）
退職挨拶メールを送る際の例文を、社内（一斉・上司個別・同僚個別）宛て・社外の取引先宛て、それぞれ集めました。退職が決まり社内・社外取引先に向けて退職の挨拶メールを送る際、最後の最後に失礼を起こすのは絶対に避けたいもの。退職挨拶メールを送る際のポイント・例文、自分が退職挨拶メールをもらった時の対応も合わせて解説しています。
退職挨拶メールは絶対に失敗したくない
退職が正式に決まり退職日が近づく中、社内宛て・社外の取引先宛てともにどのように挨拶メールを送るべきか頭を悩ませる人も多いのではないでしょうか？退職挨拶メールは普段のメールと異なり初めて送ると言う方も多いことと思います。一方で、「飛ぶ鳥後を濁さず」という言葉にもあるように、マナーなどにも気をつけて絶対に失敗したくないタイミングでもあります。
ここでは退職挨拶メールの基本と、宛先ごとの気をつけたいポイント、例文を使って、スマートな退職挨拶メールについてご説明したいと思います。
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退職挨拶メールの基本
退職挨拶メールは社内に対して送るものか、社外の取引先に対して送るものか、で全く意味合いが異なることを認識しておきましょう。
社内に対して
まず、社内に対しては、辞令などで既に退職自体が広報されていることが多いため、本人からの退職の挨拶は、最後の挨拶という意味合いが大きいです。一昔前であれば、ハガキや手紙を書くことも多かったですが、今はメールで送るのも一般的になっています。ただ、もちろん直接会って気持ちを伝える方がお互い気持ちは良いものです。もし直接挨拶できる機会があるのであれば必ず一言「お世話になりました」と伝えるのが良いのではないでしょうか。
社外（取引先）に対して
次に社外、特にお客様に対しては、営業担当である自分が退職することを報告する意味合いが強いです。そのため、お客様との関係性にももちろんよりますが、現在の営業担当であるのであれば極力直接退職する旨をお伝えするのが良いでしょう。お取引自体がしばらく無いなど、関係性によってはメールで済ませることもありますので、上司と相談してお客様への対応を検討する必要があります。
【社内向け】退職の挨拶メールを送る際のポイント
ここでは社内向けの退職挨拶メールを送る際の気をつけたいポイントについて説明します。
【社内向け】退職挨拶メールを送る際のポイント
可能であれば直接挨拶した方が良いのと同様に、できればメールの挨拶も個別に送った方がより丁寧なのは事実です。しかし、社員人数が多い規模の大きい会社や、自分の在籍年数が比較的長かった場合などは、社内にあまり接点のない部署や人もいることでしょう。そういう場合には、全員に個別に退職挨拶メールを送ることは難しいため、今では一斉送信で送ることが一般的です。
しかし、特にお世話になった方へは個別に送ることでより気持ちが伝わることは間違いありません。特に思い入れの大きな上司や先輩・同僚には個別に退職挨拶のメールを送ると、送られた相手もより一層喜んでくれることでしょう。
社内向けの退職挨拶メールを送る際に気をつけたいポイントはこの4点です。
- 送るタイミング
- 宛先
- 件名
- 内容
送るタイミング
前述のように社内への退職挨拶メールは最後の挨拶の意味合いが強いため、最終出社日終業の直前に送ることが一般的です。しかし、会社の慣例によって「最終出社の1週間前」「社内での広報後すぐ」といった場合もありますので、不安な場合は上司に相談するのが良いでしょう。
また、1日の中でいつ送るべきか？と気になる方もいらっしゃると思います。これも会社（または個人）にもよりますが、退職挨拶メールを業務外の連絡とみなすこともありますので、業務時間外または業務終了間際の時間に送ることが多いようです。今までに退職挨拶メールを受け取ったことがある方も多いと思いますので、自分が受け取ったメールがいつ送られていたかも参考にしてみましょう。
宛先
宛先は、一斉送信するのか個別送信するのかによって異なります。
✔︎一斉送信の場合
自分の連絡先をＴOに入れ、宛先のアドレスを全てＢCCに入れます。相手が全員社内である場合は大きな問題にはなりませんが、他人同士のアドレスが知られないようにＢCCで送るのはマナーです。また、どこまでの範囲の方に送るのか？はそれまでの関係性にもよりますので、もし不安な場合は上司に相談しても良いでしょう。
✔︎個別送信の場合
ＴOに個別の宛先のアドレスを入れ、ＣCやＢCCは使用しません。1人に送る際は、ＣCやＢCCは使わないのがマナーとされています。
件名
先にも述べたように、業務外の連絡とみなされることもあるので、件名に退職挨拶である旨と自分の名前が分かるように入力しましょう。
内容
内容も、一斉送信と個別送信で一部気をつけるポイントが異なります。共通の内容とそれぞれ異なるポイントを分けています。
✔︎共通
【感謝の気持ち】
全体を通して、今まで会社で働いてきた中での感謝や思い出を感情を込めて書きましょう。メールの文面は思った以上に感情が伝わりづらいため、簡潔に書いてしまうと冷たい印象を与えてしまうこともあります。
【退職後の連絡先】
また、退職後の個人の連絡先についても記載して問題ありません。残った人たちにとって、退職後の連絡先が分からなくなってしまうことは寂しいことです。個人の連絡先を記載することで、退職したけれども今後もお付き合いしたいという気持ちが伝わりますので差し支えの範囲で記載しましょう。電話番号やメールアドレスを載せることに抵抗がある場合は、FacebookなどＳNSの連絡先を載せることも最近ではあるようです。
✔︎一斉送信の場合
【一斉送信への断り】
まず、序文で一斉送信することへの断りを一言入れると丁寧です。「本来であれば、個別でご挨拶申し上げるべきところではございますがメールにて失礼します」などから始めましょう。
【退職理由や転職先】
退職理由や転職先については、あえて詳細を書く必要はありません。「一身上の都合で」などと記載するのが一般的です。結婚や出産が理由の場合は一言で伝わりますし、またおめでたいことですので伝えることが多いようです。
✔︎個別送信の場合
【個別のエピソード】
特にその人と一緒に働いた時のエピソードや感謝の気持ち、もし送別会を開いてもらったりプレゼントを頂いている場合はそのお礼なども伝えると良いでしょう。
【退職理由や転職先】
退職理由や転職先については、既に直接伝えている場合もあるかと思います。その場合は挨拶メールでは記載せずとも良いでしょう。もし伝えていない場合は、メール上では簡単に記載しつつ、また直接お伝えしたいと言う旨を書くのが良いでしょう。
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【社内向け】退職挨拶メールの例文
ここでは社内向けの下記３つのパターンの例文を記載しています。
- 一斉送信メール
- 上司宛て個別送信メール
- 先輩・同僚宛て個別送信メール
社内向け例文①一斉送信メール
件名：
退職のご挨拶 〇〇部 〇〇（部署名 氏名）
本文：
▲▲部の皆様、お疲れ様です。〇〇部 〇〇です。このたび、一身上の都合により●月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。（結婚の場合：このたび、●月に結婚を控え、準備のために●月末で退職することとなりました。本日が最終出社日となります。）（出産の場合：このたび、●月に出産することとなり、また出産後は育児に専念させていただくために●月●日をもって退職することとなりました。本日が最終出社日となります。）本来ならば直接ご挨拶をさせていただきたかったのですが、お伺いできない方も多数いらっしゃいますのでメールでのご挨拶にて失礼いたします。
在職中は本当にたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。 自分自信本当に至らない点も多く、皆様にご迷惑をお掛けしたことも多々あるかと思います。短い期間ではございましたが、皆様から暖かい叱咤激励のお言葉を頂き、支えていただけたからこそこれまで仕事を続けることができました。
業務を通して本当に多くのことを学ばせていただくこともでき、皆様には本当に感謝しております。この会社で学ばせていただいたこと、経験できたことを今後も活かしていきたいと思います。（結婚の場合：ここで学ばせていただいたことを糧に、幸せな家庭を築きたいと思います。）（出産の場合：ここで学ばせていただいたことを糧に、今後の人生を新しい家族とともに歩んでいきたいと思います。）
私が担当させていただいておりました業務は〇〇部〇〇さんに引き継いでいただきましたので、よろしくお願いいたします。
最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。今まで、本当にありがとうございました。
今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。
メールアドレス：～～＠.com携帯番号：090-××××-××××
［ポイント］
件名
退職の挨拶である旨と、自分の氏名を入れています。
内容
序文にて一斉送信で送ることへの断りを入れています。
退職理由・転職先はあえて詳細を記載しません。結婚・出産の場合は簡単に伝えても良いでしょう。また、会社で働いてきた中でお世話になったことへの感謝や、それを今後の人生にも生かしていきたいという旨を伝えています。
退職後の個人の連絡先についても記載しています。退職した後もお付き合いしたいという気持ちが伝わりますので差し支えの無い範囲で記載しましょう。電話番号やメールアドレスを載せることに抵抗がある場合は、FacebookなどのＳNSの連絡先を載せることも最近ではあります。
社内向け例文②上司宛て個別送信メール
件名：
退職のご挨拶 〇〇部 〇〇（部署名 氏名）
本文：
▲▲部長、お疲れ様です。〇〇部 〇〇です。先日は大変お忙しい中、貴重なお時間頂きまして誠に有難うございました。ご挨拶させて頂きました通り本日が最終出社日となります。本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼致します。
●年●月に入社して以来、●年間の月日が経過いたしました。▲▲部長にはその間いつも気にかけて頂き、本当に有難うございました。〇〇部に所属した●年間の間は特に・・・・な仕事を任せていただくとともに、丁寧なご指導ご鞭撻を賜り多くのことを学ばせて頂いたこと大変感謝いたしております。株式会社◆◆様のアポイントに同行していただいた際には、特に▲▲部長の・・・・という点について深く学ばせていただくことができました。当時・・・・に悩んでいた自分にとって本当に貴重な機会をいただけたと思っています。今までの貴重な経験を今後の人生に生かして、より一層励んで参ります。
最後になりましたが、▲▲部長並びに皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今後の連絡先は下記にとなります。何かございましたらこちらへご連絡頂戴できますと幸いです。よろしくお願いいたします。
メールアドレス：～～＠.com携帯番号：090-××××-××××
［ポイント］
件名
退職である旨と、自分の氏名を入れています。
内容
会社で働いてきた中でお世話になったことへの感謝や、特に送る相手と一緒に働いた時のエピソード、経験したことを今後の人生にも生かしていきたいという旨を伝えています。
退職理由や転職先については、直接挨拶に伺った際にすでに伝えている前提のため記載していません。もし伝えていない場合は、メール上では簡単に記載しつつ、また直接お伝えしたいと言う旨を書くのが良いでしょう。
一斉送信の場合と同様に、退職後の個人の連絡先についても記載しています。退職した後もお付き合いしたいという気持ちが伝わりますので差し支え無いの範囲で記載しましょう。電話番号やメールアドレスを載せることに抵抗がある場合は、FacebookなどのＳNSの連絡先を載せることも最近ではあります。
社内向け例文③先輩・同僚宛て個別送信メール
件名：
退職のご挨拶 〇〇部 〇〇（部署名 氏名）
本文：
▲▲さん、お疲れ様です。〇〇部 〇〇です。このたび、一身上の都合により●月末で退職することとなり本日が最終出社日となりました。ご挨拶させて頂きました通り本日が最終出社日となります。本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼致します。
この会社で今まで自分が続けてこられたのは、▲▲さんの・・・に助けていただけたお陰だと思っています。▲▲さんもご自身の業務でご多忙であるにもかかわらず、いつも丁寧にご指導いただき本当に有難うございました。・・・の件で、▲▲さんに・・・と教えていただけた際は、▲▲さんのアドバイスのおかげでなんとか・・・を成功させることができました。本当に有難うございました。今までの貴重な経験を今後の人生に生かして、より一層励んで参ります。
また、先日は皆様大変お忙しい中、送別会を準備していただき本当に有難うございました。頂いた送別の記念品は大切に自宅に飾らせていただいております。
最後になりましたが、▲▲さん並びに皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今後の連絡先は下記にとなります。今後も個人的に飲みに行かせていただければ幸いです。よろしくお願いいたします。
メールアドレス：～～＠.com携帯番号：090-××××-××××
［ポイント］
件名
退職である旨と、自分の氏名を入れています。
内容
直接挨拶に行けていな場合は、メールでの挨拶になることへの断りを入れます。もし、直接挨拶をしている場合は、前述の「個別送信メール（上司）」をご参照ください。
会社で働いてきた中でお世話になったことへの感謝や、特に送る相手と一緒に働いた時のエピソード、経験したことを今後の人生にも生かしていきたいという旨を伝えています。また、送別会を催してもいただいたり、送別の記念品を頂いている場合は、そのお礼なども伝えています。
退職理由や転職先について、ここでは詳細を記載していません。相手との関係性によっては詳細を記載しても問題ないでしょう。結婚や出産が退職理由の場合は、前述の「一斉送信メール」をご参照ください。また、直接挨拶に伺った際に既に伝えている場合は、「個別送信メール（上司宛て）」もご参照ください。
一斉送信メール・上司への個別送信メールと同様に、退職後の個人の連絡先についても記載しています。退職した後もお付き合いしたいという気持ちが伝わりますので差し支え無いの範囲で記載しましょう。電話番号やメールアドレスを載せることに抵抗がある場合は、FacebookなどのＳNSの連絡先を載せることも最近ではあります。
【社外・取引先向け】退職の挨拶メールを送る際のポイント
ここでは社外・取引先向けの退職挨拶メールを送る際の気をつけたいポイントについて説明します。
【社外・取引先向け】退職挨拶メールを送る際のポイント
【引継ぎフォーマット有り】営業担当引継ぎで売上UPを実現するポイント
社外に対しては、社内以上に直接退職の挨拶（報告）に行く方が良いでしょう。退職者個人だけでなく会社と会社の問題にもなりますので、メールで伝えるだけで良いのか、直接訪問して伝えるのが良いのか、メールで伝えてその後に訪問するのが良いのか、など上司と相談するのが無難です。その上でメールで挨拶をする場合のポイントは下記3点です。
- 送るタイミング
- 件名
- 内容
送るタイミング
社外に退職挨拶メールを送る場合は、余裕を持って遅くとも退職日の2〜3週間前に送るようにしましょう。後任者への引継ぎをスムーズにするためと、相手に「急に仕事を投げ出して無責任だ」というような印象を与えないためです。担当者が変わることは相手にとって大きなことですが、きちんと引継ぎの期間をとることでお客様や取引先にも安心してもらえるはずです。
業界や自社が扱っている商材によっては、2〜3週間前でも遅いということがありえますので、タイミングについてはきちんと上司や後任者と相談の上進めるのが良いでしょう。また、メールで退職を伝える場合は可能であれば直後に後任者と訪問することが望ましいです。
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件名
こちらは、社内へ送る場合と同様です。退職の挨拶である旨と自分の名前が分かるように送りましょう。ただし、それまでの通常の連絡において件名にルールなどがあった場合はそれに合わせる方が良いでしょう。
内容
【退職日】
退職日がいつなのかを明記しましょう。送るタイミングと同様に「気づいたら退職していた」や「退職日の直前に連絡がきた」というのは、いい印象を与えません。いつまで在籍なのかをきちんと伝えましょう。
【退職理由】
退職理由については社内と同様で、詳細を書かず「一身上の理由」とすることがマナーです。しかし、こちらも同様に結婚や出産である場合は既にお伝えしていることもあるかと思いますので、書いても問題ないでしょう。
【後任者】
後任者については、決まっているのであれば必ず伝えましょう。担当者が退職し、後任も分からないままでは先方は不安を感じてしまいます。もし万が一後任者が決まっていないということがあれば、決まり次第後任者から連絡を入れさせていただく旨を記載しましょう。
【退職後の連絡先や転職先】
退職後の連絡先や転職先などについては、絶対に書いてはいけません。これは社外に退職挨拶メールを送る際に最も注意していただきたい点です。
まず、あくまで今までの関係性はお互いに会社という組織通してのものです。私用の連絡先など個人的な内容を伝えることは自分や会社の信用問題となりますので避けましょう。
また、今後その取引先・お客様とビジネス上どのようなつながりに発展するか分かりません。例えば、転職先で何か関わることができた時に「前社で得た顧客情報を持ち出した」と考えられてしまうリスクもあります。自分の勝手な判断で転職先の情報などを伝えてしまうと後々思った以上に大きな問題に発展することもあります。これはマナーの問題だけでなく、コンプライアンス上の問題ですので、必ず守リましょう。
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【社外・取引先向け】退職挨拶メールの例文
ここでは社外・取引先向けの下記３つのパターンの例文を記載しています。
- メールで退職を報告後、後任者とともに挨拶に伺う場合
- メールで退職を報告後、後任者のみで挨拶に伺う場合
- 直接退職を報告後、メールで挨拶する場合
メールで退職を報告後、後任者とともに挨拶に伺う場合
件名：
退職のご挨拶 ○○株式会社 ○○（会社名 氏名）
本文：
株式会社△△ 営業部●●様
いつも大変お世話になっております。○○株式会社の○○でございます。
私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、●月●日をもって株式会社○○を退職することとなりました。（結婚の場合：私事で大変恐縮ですが、●月に結婚を控え、準備のために●月●日をもって退職することとなりました。）（出産の場合：私事で大変恐縮ですが、●月に出産することとなり、また出産後は育児に専念させていただくために●月●日をもって退職することとなりました。）本来であれば直接お伺いしてご挨拶すべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。●●様には何かとお力添えをいただき、心より感謝申し上げます。
後任は、同じ部署の■■という者が務めさせていただきます。後日改めて■■とともにお伺いさせていただきご挨拶できればと存じます。引き続き変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
メールで退職を報告後、後任者のみで挨拶に伺う場合
件名：
退職のご挨拶 ○○株式会社 ○○（会社名 氏名）
本文：
株式会社△△ 営業部●●様
いつも大変お世話になっております。○○株式会社の○○でございます。
私事で大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、●月●日をもって株式会社○○を退職することとなりました。本来であれば直接お伺いしてご挨拶すべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。●●様には何かとお力添えをいただき心より感謝申し上げます。
後任は、同じ部署の■■という者が務めさせていただきます。後日改めて■■がご挨拶に伺いますので、引き続き変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
直接退職を報告後、メールで挨拶する場合
件名：
退職のご挨拶 ○○株式会社 ○○（会社名 氏名）
本文：
株式会社△△ 営業部●●様
いつも大変お世話になっております。○○株式会社の○○でございます。
先日は大変お忙しい中、貴重なお時間頂きまして誠に有難うございました。ご挨拶させて頂きました通り●月●日をもって株式会社○○を退職することとなりました。
●●様には何かとお力添えをいただき心より感謝申し上げます。後任は先日一緒にご挨拶に伺わせていただきました■■が務めさせていただきますので、引き続き変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
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- 【まだ間に合うから大丈夫】キャリアパークエージェント【18新卒】
［ポイント］
送るタイミング
退職の報告をメールで済ませるのか、直接するのか、や、後任者引継ぎの挨拶に前任者である自分が行くのか、後任者に任せるのか、については上司と相談しましょう。今回は3つのパターンで記載しています。
件名
社内へ送る場合と同様に、退職の連絡である旨と、自分の氏名を入れています。
内容
退職日がいつなのかを明記しています。
退職理由については詳細を書かず「一身上の理由」としています。結婚や出産である場合は既にお伝えしていることもあるかと思いますので、書いても問題ありません。
後任者については、部署名と氏名、こちらから挨拶に伺う旨を記載します。もし万が一後任者が決まっていないということがあれば、決まり次第後任者から連絡を入れさせていただく旨を記載しましょう。
退職後の連絡先や転職先などについては、絶対に記載しません。これは社外に退職挨拶メールを送る際に最も注意していただきたい点です。
退職挨拶メールを受け取ったら？
退職挨拶メールは送る側が慣れていないのと同様に、受け取る側も返信に慣れていない場合が多いでしょう。退職挨拶メールを受け取った際、どんなことに気をつけて返信すれば良いのでしょうか？
退職挨拶メールへの返信は必須ではない
社内の方からであれ、社外の取引先の方からであれ、退職者との、また退職者が属する相手企業との関係性によって返信したほうがいい場合もあります。ただ、一斉送信のメールを受け取った際は大勢に送っているため、スルーしても失礼はありません。全員から返信が来ても困ってしまうでしょう。ビジネスメールとしてあえて返さないのもマナーです。特筆して伝えたいことがあるときは返信しても構いません。
退職挨拶メールに返信した方が良い場合
送り主が【社内】
- 個人宛てにメールを受け取った場合
- 送り主が特に親しい方、お世話になっている方の場合
送り主が【社外】
- 個人宛てにメールを受け取った場合
- 業務上、退職者が属する企業と取引がつづく場合
退職挨拶メールに返信する際のポイント
退職挨拶メールに返信する際のポイントは以下の2点です。
- 送るタイミング
- 内容
送るタイミング
退職挨拶メールを受け取ったらできるだけ早く返信しましょう。社外の方からのメールは退職日よりも数週間早く来ることが多いですが、特に社内の方からの場合、最終出社日に送っていることも多く、会社によってはすぐにメールが見れなくなってしまうということも考えられます。そのため、社外の方へももちろんですが、社内の方から受け取った際は特にその人が帰ってしまう前に返信するのが良いでしょう。
内容
退職は悪いことでも、ネガティブなことでもありません。退職挨拶メールへの返信にはネガティブな内容・言葉は入れず、暗い内容にならいないように注意し、退職者が気持ちよく退社できるような内容・言葉選びを心がけましょう。
その上で、返信の際に必ず伝えたい内容は以下の3点です。
- 今までにお世話になったことへの感謝の気持ち
- 退職に対しての残念な気持ち
- 退職後の活躍を祈る気持ち
今までにお世話になったことへの感謝の気持ち
業務上・プライベート含め、退職者の在職中に色々お世話になったはずです。お世話になったことへの感謝の気持ちや、退職者との思い出などを書くことで、退職者への思いが伝わります。
退職に対しての残念な気持ち
退職によって、今までのように一緒に仕事をしたり会う機会は減ってしまいます。それを残念に思っていることを書くことで気持ちが伝わります。
退職後の活躍を祈る気持ち
退職理由によって書く内容は変わりますが、どんな理由であっても今後の活躍や幸せを祈る内容を書くことで、退職者が気持ちよく退社するためのエールを送りましょう。
返信に書かない方がいい内容
- 退職理由についての質問
- 退職後の行き先についての質問（転職先や具体的な仕事内容など）
受け取った退職挨拶メールに退職理由や、退職後のことを書いていないこともあるでしょう。人によっては退職理由がデリケートな内容であること（現職への不満・精神面含む体調不良など）もあります。また、退職後の行き先（転職先の企業名や具体的な仕事内容）についても個人情報にあたりますし、現職の通信環境で伝えにくいことなどもあります。
そのため、退職挨拶メールへの返信において上記を聞くことは避けましょう。相手との関係性により、聞いても問題が無いという場合でも直接もしくは電話などで聞くようにしましょう。
【社内向け】退職挨拶メールへの返信の例文
退職理由が転職の場合
転職のために退社する退職者への返事は新天地での活躍を祈願する、ポジティブな内容にしましょう。
△△さん
お疲れ様です。●●です。
ご退社されると伺い、大変驚きました。本当に寂しい気持ちでいっぱいです。 △△さんには私が◆◆部に異動してから●年に渡り、丁寧に本当にお世話になりました。いつも丁寧にご指導いただき本当に感謝の気持ちでいっぱいです。 そのお返しがまだできていないままでしたので、退職されると聞き本当に残念に思っております。
△△さんが次のステージでもご活躍されることをこころよりお祈り申し上げます。
最後になりましたが、△△さんのさらなるご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。本当にありがとうございました。
退職理由が定年の場合
定年退職で退職される場合は、お世話になったことへの感謝と、長年の労をねぎらう気持ちを伝えるようにしましょう。
△△部長
お疲れ様です。●●です。
ご丁寧なご挨拶のメールをいただき、ありがとうございました。 △△部長が定年で退職されるというお話は、以前よりお伺いしておりました。
最初に話を聞いた時は、大変寂しくなりました。 △△部長には入社した頃より、厳しくも丁寧に〇〇についてご指導いただきました。そのおかげで私も今日まで務めることができたと思っています。本当にありがとうございました。
改めまして、本当に長い間お疲れ様でした。 短い期間ではありましたが、△△部長とご一緒に仕事をさせていただけましたこと、 大きな誇りと感じております。
定年退職されましても充実した第二の人生を送られますことを、心よりお祈り申し上げます。これまで本当にありがとうございました。
退職理由が分からない場合
△△さん
お疲れ様です。●●です。
ご丁寧なご挨拶のメールをいただき、ありがとうございました。
△△さんには、入社した頃より同じ部でご指導いただいたおかげで、今日まで務めてくることができたと思っています。本当にありがとうございました。また、仕事でご一緒できたらと楽しみにしておりましたので、退職されると伺い本当に寂しい気持ちでいっぱいです。
最後になりましたが、今後の△△さんのさらなるご健勝とご活躍をこころよりお祈り申し上げます。これまで長い間本当にありがとうございました。
【社外向け】退職挨拶メールへの返信の例文
退職理由が転職の場合
株式会社△△ 営業部●●様
いつも大変お世話になっております。○○株式会社の○○でございます。
大変お忙しい中、退職のご連絡を頂戴しまして誠にありがとうございます。●●様にはこれまで弊社のためにご尽力いただきましたこと、心よりお礼申し上げます。●●様のお力添えがなくなってしまうことは本当に残念でなりませんが、今後も後任の■■様にご指導ご鞭撻賜りながら引き続き貴社のお役に立てるよう務めてまいります。
次の環境での●●様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。今まで本当にお世話になりました。
退職理由が定年の場合
株式会社△△ 営業部●●様
いつも大変お世話になっております。○○株式会社の○○でございます。
大変お忙しい中、退職のご連絡を頂戴しまして誠にありがとうございます。●●様にはこれまで弊社のためにご尽力いただきましたこと、心よりお礼申し上げます。●●様のお力添えがなくなってしまうことは本当に残念でなりませんが、今後も後任の■■様にご指導ご鞭撻賜りながら引き続き貴社のお役に立てるよう務めてまいります。
今後も充実した第二の人生を楽しまれますことを、こころよりお祈り申し上げます。お体には十分お気をつけください。今まで本当にお世話になりました。
退職理由が分からない場合
株式会社△△ 営業部●●様
いつも大変お世話になっております。○○株式会社の○○でございます。
大変お忙しい中、退職のご連絡を頂戴しまして誠にありがとうございます。●●様にはこれまで弊社のためにご尽力いただきましたこと、心よりお礼申し上げます。●●様のお力添えがなくなってしまうことは本当に残念でなりませんが、今後も後任の■■様にご指導ご鞭撻賜りながら引き続き貴社のお役に立てるよう務めてまいります。
今後の●●様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。今まで本当にお世話になりました。
最後の一通は、これまでの全期間の印象を静かに上書きする
退職の挨拶というと、つい「失礼のない文面」に意識が向きます。けれど本当に大事なのは、作法そのものより、それを支える心持ちのほうです。
人の記憶には癖があり、その人の印象は「いちばん心が動いた場面」と「最後の場面」で決まりやすい、と言われます。何年誠実に働いても、去り際が雑なら、その後味が全部を上書きしてしまいます。逆に最後のひと言が温かければ、多少の凸凹は良い記憶に変わります。「飛ぶ鳥跡を濁さず」が今も生きているのは、最後のふるまいが全期間の評価を左右すると、昔の人が知っていたからでしょう。
ですから退職の挨拶は、単なる事務連絡ではありません。自分がここで過ごした時間に、自分の手で良い句点を打つ行為です。そう捉え直すだけで、空欄を埋める作業が意味を帯びてきます。
すべての作法は、ひとつの心持ちから導ける——「残る人のために書く」
退職挨拶には細かな決まりごとがたくさんあります。一斉送信はアドレスをBCCに、社外には早めに送る、転職先は書かない。一つひとつ暗記すると大変ですが、根っこはひとつです。「挨拶は自分のためではなく、残る人と後任のために書く」。この一点さえ握れば、作法はたいてい自分で導けます。
たとえば、社外の取引先に退職後の個人連絡先や転職先を書かないのは、突き詰めれば「残された会社同士の関係を、自分の都合で揺らさないため」です。後任者の名前を必ず添えるのも、社外への連絡を退職日の数週間前と早めるのも、取引先と後任に引き継ぎの余白を残すためです。マナー違反が嫌われるのは、形を外したからというより、その奥で「去る人が、残る人への配慮を欠いた」ことが透けて見えるからです。主語を自分から相手へ移すだけで、迷ったときの判断はほとんど決まります。
感謝は「固有の事実」で渡す——お礼が儀礼に見えてしまう分かれ目
心持ちが最もはっきり出るのが、感謝の伝え方です。「大変お世話になりました」「ありがとうございました」。この言葉自体は正しいのですが、それだけだと、誰にでも送れる定型に見え、受け取った側にはなんとなく流された印象だけが残ります。
差が出るのは、固有の事実を一つ添えられるかどうかです。「あの案件で締切前夜まで付き合っていただいた」。具体的な場面が一つ入るだけで、その感謝は「あなたにしか言えない言葉」に変わります。特にお世話になった人には、一斉送信に加えて一通だけ個別を足す。その手間を惜しまない心持ちが、文面のうまさより深く伝わります。儀礼を本物の感謝に変えるのは、表現の巧みさではなく、相手を思い出そうとした時間の量です。
社外と返信は「橋を壊さず、詮索せず」——縁は思わぬ形で戻ってくる
最後に、見落とされがちな心持ちを二つ。ひとつは、去る会社や残る人を決して悪く言わないことです。どんな事情があっても、それを最後の挨拶ににじませた瞬間、相手はあなた自身ではなく「辞めた人の捨て台詞」のほうを記憶します。世界は思ったより狭く、取引先として、紹介者として、ときには出戻りとして、縁は数年後にふと戻ってきます。
もうひとつは、挨拶を受け取る側になったときです。返信は必須ではありませんが、もし返すなら、退職理由や転職先を詮索しないのが作法です。相手が書いていないのは、書けない事情があるからかもしれません。聞き出したい気持ちはしまって、感謝と、少しの寂しさと、これからを祈る言葉だけを返す。送る側も返す側も、最後にできる贈り物は、相手が気持ちよく次へ進める後味を残すことです。正しい文面を探す前に、その後味を想像してみてください。
上司と一緒に読みたい一本
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