AIで提案書を作成するプロンプト｜営業は骨子で一度止める

AIで提案書を作ると、なぜ「体裁は立派だが通らない資料」ができるのか

生成AIに「この会社向けの提案書を作ってください」と頼むと、たいていは同じ形の資料が返ってきます。冒頭に「貴社では人材不足と業務のデジタル化の遅れが課題と考えられます」と置かれ、続いて「導入により生産性の大幅な向上が見込まれます」と効果が語られ、最後は「まずはスモールスタートで」で締めくくられる。章立ては整っていて、日本語も破綻していません。ところがその提案書は、顧客名を別の会社に差し替えてもそのまま成立してしまいます。どの顧客に出しても通る資料は、どの顧客にも刺さりません。

この出力を見た営業担当の多くは、自分のプロンプトが下手なのだろうと考えて、もっと良い指示文を探しに行きます。この記事は、その仮説を半分だけ肯定します。プロンプトの型は確かに必要で、実物は後半で示します。ただし型を整えても、出てくる中身は変わりません。中身を変えるのは、AIに渡した材料と、どの工程で人が手を入れるかの二つです。そしてもう一つ、先に断っておきたいことがあります。提案書が速く作れるようになること自体は、受注を増やしません。その理由は最後の章で扱います。

プロンプトの前に — 提案書の中身は、商談で相手が言った言葉で決まる

AIは、知らないことを書けません。「提案書を作ってください」という指示に対して業界一般論が返ってくるのは、指示文が拙いからではなく、AIが持っている情報が商材名と業種しかないからです。その状態でAIができることは、その業種について世の中に大量に書かれている一般的な課題を並べ、自社商材の一般的な効能をつなぐことだけです。逆に言えば、材料さえ揃っていれば、指示文が多少雑でも商談に持っていける骨子が出てきます。順序はプロンプトが先ではなく、材料が先です。この章では、商談から何を持ち帰り、それをどう渡すのかを決めます。

AIに渡す6つの材料

提案書に必要な材料は、思いつく限り集めるものではありません。集めるべきものは決まっていて、次の六つです。この六つが揃っているかどうかで、出てくる骨子の質がほぼ決まります。それぞれの材料は提案書のどこかの章の核になっていて、欠けると、その章にAIが埋め合わせの一般論を書き込みます。表の右列は「その材料が無いときに、AIが代わりに書いてくる文」です。見覚えのある文が並んでいるはずで、それはプロンプトの失敗ではなく、材料の欠落が出力に現れたものです。

材料	なぜ要るか	無いときに出てくる文
相手が実際に口にした困りごと（原文のまま三つ）	課題の章の核になります	「人材不足とデジタル化の遅れが課題と考えられます」という業界一般論
その困りごとが起きている頻度・時間・金額	効果試算の分母になります	出どころの分からない比率だけの効果
決裁者は誰か、いつ何を決めるか	資料の宛先と締切が決まります	担当者に向けた説明資料
予算感と、比較検討している他の選択肢	価格の章と差別化の根拠になります	自社機能の羅列
自社の受注事例のうち、業種・規模・課題が最も近い一件	実績の裏づけになります	AIが創作した架空の事例
提案書の枚数・形式・提出方法	出力の分量と体裁が決まります	読み切れない長さの資料

この六つは、次の章で示す土台プロンプトの変数欄とそのまま一対一で対応します。表とプロンプトで呼び名を揃えておくことが、この作り方の前提になります。

商談メモのどこを渡すか — 要約ではなく、相手が使った言葉のまま

材料が決まったら、次は渡し方です。ここで最も多い失敗が、商談メモを要約してから渡すことです。「業務効率化に課題あり」とまとめた時点で、その情報は業界一般論に戻っています。価値があるのは、相手が使った言い回しそのものです。毎月末の集計に何日も取られている、前任者が辞めてから誰も触れない、といった一文をそのまま貼るだけで、出てくる骨子は別物になります。要約は人間にとっては読みやすくなる作業ですが、AIにとってはこの顧客を特定する手がかりを削り落とす作業です。

渡すのは、相手が困りごとを話した箇所と、金額・期限・人名が出た箇所だけで足ります。雑談や自社の説明パートは渡しません。自社紹介を渡すと、AIはその内容を膨らませて提案書の後半を自社の話で埋めてしまいます。会社概要のコピー、業界レポート、自社サービスの機能一覧も同じ理由で不要です。これらを足しても提案書は良くなりません。この顧客を特定する情報が一つも増えないからです。

そしてもう一段さかのぼると、商談中にこの六項目を埋めるつもりで聞いておく、という話になります。材料が埋まらないのは記録の仕方の問題ではなく、聞けていない問題です。この点は最後の章で改めて扱います。なお、商談メモそのものを自動で作る仕組みや、議事録と顧客管理システムの連携については本記事では踏み込みません。ここで扱うのは、手元にあるメモのどこを人が選んで転記するか、という範囲に限定します。

提案書作成プロンプトの基本形 — 骨子で一度止める

材料が揃ったら、いよいよプロンプトです。ただし最初に一つ、原則を立てます。「提案書を作ってください」と頼んではいけません。提案書はメール一通のような文章ではなく、課題の立て方の上に打ち手が乗り、その上に効果と価格が乗る構造物です。土台にあたる課題設定が間違ったまま本文まで書かせると、修正が全ページに波及して、結局は作り直しになります。間違いのコストは、下流の工程に行くほど跳ね上がります。だから最初の指示は「骨子だけを出してください。本文はまだ書かないでください」で始めます。

土台プロンプト（骨子だけを出させる実物）

覚えるプロンプトは一本で足ります。役割・材料・出力形式・禁止事項の四つが入っていれば、あとは材料を差し替えるだけです。とくに効くのが最後の禁止事項欄で、ここには後の章で扱う「AI提案書に開きやすい穴」をあらかじめ裏返して書いてあります。人が後から手で塞いでいる穴を、生成前に潰しておくという考え方です。変数は角括弧で統一し、前章の表の六項目と同じ呼び名にしてあります。

あなたはBtoBの法人営業として、以下の商談内容から提案書の骨子を作ります。

【相手の言葉】（商談で相手が実際に口にした困りごとを、原文のまま三つ）
【頻度・時間・金額】（その困りごとが起きている頻度・所要時間・関係する金額）
【決裁者と締切】（誰が何をいつ決めるのか）
【予算と比較対象】（予算感と、相手が比較検討している他の選択肢）
【近い受注事例】（業種・規模・課題が最も近い自社の受注事例を一件）
【枚数・形式】（提案書の枚数・提出形式・提出方法）

出力形式：
章タイトルと、各章の主張を一行ずつ。合計七行以内。
本文・体裁・スライド構成は書かないでください。

禁止事項：
・業界一般論を課題にしないでください（【相手の言葉】に無い課題を書かない）
・出どころのない数字を書かないでください
・自社の機能を並べないでください
・【近い受注事例】以外の事例を作らないでください

骨子を人が直してから、本文を書かせる

骨子は数行しかないので、ひと目で読めます。読めるということは、間違っていればその場で捨てられるということです。ここが、この作り方でいちばん時間を節約している工程です。見るのは三点だけで構いません。一つ目は、課題の一行がこの顧客にしか当てはまらない文になっているか。顧客名を別の会社に差し替えても成立するなら、それは課題ではないので差し替えます。二つ目は、打ち手が課題の順に並んでいるか。自社の機能の順に並んでいたら並べ替えます。三つ目は、最後の一行が相手に求める決定になっているか。「ご検討ください」で終わっていたら書き換えます。

直した骨子は、貼り直したうえで「この骨子のとおりに本文を書いてください。骨子を変えないでください」と指示します。ここで骨子を渡し直さないと、AIは自分が最初に出した骨子のほうを覚えていて、直した意図が本文に反映されません。なお、出力を改善させるときに「もっと良くしてください」は効きません。効くのは操作の指定です。「この章から形容詞を削って、【頻度・時間・金額】の数字に置き換えてください」のように、何をどうするかを動詞で書きます。

章ごとに出させる — 一括生成が壊れる理由

骨子が固まっても、全章を一度に書かせてはいけません。理由は三つあります。第一に、出来上がった資料に違和感があっても、どの工程で狂ったのかを特定できません。第二に、長さの配分が崩れます。AIは課題の章を厚く書き、価格や体制の章を薄く書く癖があり、提案書としては読み手が知りたい後半が痩せます。第三に、一か所を直すと他の章と整合しなくなり、直しが連鎖します。

そこで、課題、打ち手、効果、事例、価格・体制、まとめ、の順に一章ずつ出させます。このとき毎回、前の章の確定テキストを貼り直してから次の章を指示します。これをしないと、同じ主張が章をまたいで繰り返され、読んでいて前に進まない資料になります。ここまでが、この記事が「作成」という言葉に対して返す答えです。提案書の作成は一回の生成ではなく、材料を渡し、骨子を出させ、人が承認し、章別に書かせるという工程です。

章別プロンプト — 骨子から差し替える行

章ごとに別のプロンプトを覚える必要はありません。土台は前章の一本のままで、章によって変わるのは「どの材料を渡すか」と「禁止事項に何を足すか」の二行だけです。世の中には章別のプロンプト例を数十本並べた記事がありますが、本数が増えるほど、どれを使えばいいかを選ぶ手間が増えます。ここで渡すのは例文の束ではなく、差分の書き方です。まず全体の対応を一枚の表にしておき、そのうえで、最も差がつく三つの章だけを個別に見ていきます。

章	渡す材料	禁止事項に足す一行	出力の長さ
現状と課題	相手の言葉／頻度・時間・金額	【相手の言葉】に無い課題を書かない	三点以内・各一文
打ち手	相手の言葉／近い受注事例	課題に対応しない機能を書かない	課題と同数
効果とROI	頻度・時間・金額／予算と比較対象	比率だけの効果を書かない	計算式と前提を併記
事例と実績	近い受注事例	渡した一件以外の事例を作らない	一件のみ
価格・体制	予算と比較対象／決裁者と締切	未確定の条件を確定として書かない	一枚に収める
まとめ	決裁者と締切	「ご検討ください」で終わらない	次の決定を一行

現状と課題（業界一般論にさせない）

最も差がつき、最も一般論に流れやすいのがこの章です。プロンプトに足す制約は一行で足ります。「【相手の言葉】に無い課題を書かないでください」。この一行があるだけで、AIの推測断定、つまり「〜が課題と考えられます」という言い回しがほとんど消えます。AIは材料の中に課題が三つしか無ければ三つしか書けなくなり、そこに業界の平均像を混ぜ込むことをやめます。

課題は三点以内、それぞれ一文に収めます。多く挙げるほど網羅的に見えますが、読み手にとっては焦点がぼやけるだけです。もう一つ、この章に自社の話を入れさせないでください。課題の章で自社サービスに触れた瞬間、その章は課題認識ではなく売り込みの前振りに変わり、相手は読み方を切り替えてしまいます。

効果とROI（数字の出どころを先に指定する）

商談で根拠を聞かれて答えられない数字ほど、提案書を弱くするものはありません。この章の原則は、AIに数字を作らせないことです。人が先に計算式を決めてからAIに渡します。たとえば、現在の作業時間から導入後の想定時間を引き、人数と時給を掛ける、という形です。ここで使う値は、必ず【頻度・時間・金額】から取ります。材料に無い値が式に入っていたら、それはAIが補ったものなので削ります。

禁止事項には、比率だけの表現を書かないことを足します。何割向上という言い方は、分母を示さずに済ませてしまう書き方だからです。そのうえで、前提条件を必ず脚注として出力させます。前提が書いてあれば、商談の場で「この前提が違えば数字は変わります」と自分の言葉で説明できます。AIに書かせるのは数字そのものではなく、人が決めた数字の説明文です。

事例と実績（創作させない）

AIが最も創作するのがこの章です。自社の導入実績を知らないので、それらしい社名と業種と効果を組み立ててしまいます。ここで出てきた出力は一字も信じないでください。プロンプトには「【近い受注事例】に貼った一件だけを使ってください。他の事例を作らないでください」と明記します。渡す事例が無ければ、この章は作らないほうが安全です。

事例は多いほど良いわけではありません。業種・規模・課題が近い一件が、数を並べた実績一覧よりも効きます。読み手は自社と重なる一件を探しているのであって、導入社数を数えているわけではないからです。社名を出せない場合の書き方も、あらかじめ指定しておきます。従業員規模と業種で表す、といった形をプロンプト側に書いておけば、AIが勝手に社名を補うことを防げます。

AIが作った提案書が通らない5つの穴

ここまでの工程を踏んでも、出てきた資料をそのまま持っていくことはできません。多くの記事はこの段階を「無編集で出さない」「任せすぎない」「過度な定型化を防ぐ」と表現しますが、これらは作業指示になっていません。どこを見ればいいのかが分からないので、結局は最初から書き直すことになります。生成AIが作る提案書には、再現性のある穴があります。塞ぐべきは五つだけで、ここを塞げば商談に持っていけます。先に断っておくと、この章で直すのは文章の巧拙ではなく、提案の論理です。言い回しや文体の直し方は、営業メールの下書きを扱った記事のほうで整理しています。

5つの穴と塞ぎ方

五つの穴は、それぞれ材料の欠落か、AIの得意技が裏目に出た結果として現れます。表の二列目には、実際に出てくる文の型を挙げました。自分の手元の出力と見比べて、当てはまるものから塞いでください。順番は問いませんが、上の二つが残っていると下の三つを直しても資料は通りません。

穴	実際に出てくる文	塞ぎ方	塞いだ後
課題が業界一般論	「人材不足とデジタル化の遅れが課題と考えられます」	顧客名を別の会社に差し替えても成立する文を全部消します	相手が口にした言葉だけが残ります
効果の数字に出どころが無い	「生産性が大きく向上します」	分母と計算式を書きます。書けないなら数字を消します	根拠を聞かれても答えられます
打ち手が自社の機能一覧	機能名が箇条書きで並んでいます	課題一つに対して打ち手一つで並べ直します	使わない機能が消えます
事例が架空、または他社の名前	実在しない社名や、公表されていない導入企業名	渡した受注事例の一件に差し替えます	出所を説明できる実績になります
語りかけている相手が担当者	「日々の業務が楽になります」	投資額・回収の考え方・やめるときのコストを足します	決裁者が読んでも判断できます

逆に、直さなくていいところ

塞ぐ場所を決めることは、塞がない場所を決めることでもあります。章立ての順序、文と文のつなぎ、敬語の使い方、見出しの付け方、スライドのレイアウト。これらはAIの出力のほうが安定しているので、触らないでください。ここに手を入れ始めると、提案の論理は変わらないまま時間だけが溶けます。読み返して気持ち悪いという理由で全文を書き直すのが、この工程で最も多い時間の使い方です。

一つ目安を置きます。穴を塞ぐ作業が、資料を一度通して読む以上の時間に膨らんだら、それは工程のどこかを飛ばした合図です。たいていは骨子の承認を飛ばしたか、材料が足りていません。そのときに直すべきはプロンプトではなく、前の二つの章に戻ることです。

そして、毎回同じ穴を手で塞いでいるなら、その文言を土台プロンプトの禁止事項欄に移してください。塞ぐ回数が減っていくことが、プロンプトが育った証拠になります。なおプロンプトの原本は個人のチャット履歴に残さず、変数を角括弧で空けたままチームで一つのファイルに置いてください。チームでの標準化の進め方は、営業メールの記事のほうで詳しく扱っています。

提案書は2回読まれる — 説明する版と、決裁者が単体で読む版

BtoBの提案書は、必ず二回読まれます。一回目は商談の場で、営業が横で説明しながら。二回目は、その場にいなかった決裁者が、資料だけを見て判断するときです。プロンプトの記事はほとんどが一回目しか想定していませんが、勝負がつくのは二回目です。

一回目に最適化した資料は、二回目でほぼ止まります。商談では「ここは口頭で補足します」で済んだ前提が、資料には書かれていないからです。決裁者が最初に探すのは、いくらかかるのか、いつ始まっていつ効くのか、誰が使うのか、やめられるのかの四点で、営業が熱を込めた課題認識の章ではありません。

プロンプト側の実装は単純です。出力条件に一行足します。

この資料は起案者以外が単独で読みます。口頭の補足なしで意味が通るように書いてください。
冒頭の一ページに、金額・期間・体制・期待効果を一行ずつ書いてください。

この一行を足すだけで、AIは主語を補い、省略していた前提を書き、専門用語に説明を付けます。冒頭一ページの指定は、決裁者が最後まで読まない前提を織り込むためのものです。

注意したいのは、二種類の資料を作り分けないことです。作り分けると更新が追いつかず、古いほうが顧客社内を回ります。商談で説明する内容を全部資料に書いてしまい、営業は資料を読み上げない、という運用にします。そして逆算すると分かることがあります。この設計は、決裁者が誰でいつ何を決めるのかという材料が埋まっていなければ組めません。決裁者が分からないまま作った提案書は、一回目までしか設計されていない資料です。

スライド化とツール — どこまでAIに任せるか

ツールの比較は、比較記事に任せて構いません。ここで決めておきたいのは、どの用途にどの種類のツールを当てるかという線引きだけです。用途は三つに分かれます。

用途	当てるツールの種類	選ぶときに見る点
骨子と本文（構成・文章）	対話型の生成AI	日本語の出力精度
スライド化（体裁）	資料生成・スライド作成系	自社の提案書テンプレートに落とせるか
社内資産との接続	業務アプリ統合型・営業支援システム連携型	機密情報の取り扱い

大事なのは、構成・文章とスライド化を分けることです。文章が確定する前にスライド化すると、一行直すたびに体裁の作り直しが付いてきます。骨子、本文の確定、最後にスライド化という順にすれば、体裁の作業は一度で済みます。そしてもう一つ。AIで作った感が出るのは体裁ではなく中身です。きれいなスライドにしても、前章の五つの穴は塞がりません。

商談メモや預かった資料をどこまで入れていいか、事実をどう確かめるか

提案書づくりでは、メールの下書きよりも入力の範囲に迷います。先方から預かった資料を読ませたくなるからです。判断の線を一つだけ持っておくと迷いません。そのファイルを社外の業務委託先にメールで送れるか、で判断します。送れないものはAIにも入れません。

扱い	対象
入れてよい	公開情報（先方サイト・ニュースリリース・開示資料）、自社の一般的な製品情報、自分が書いた商談メモ
条件付き	顧客名・担当者名を含む記録（入力内容が学習に使われない設定の法人向け契約かを先に確認します）
入れない	先方から預かった資料（見積・仕様書・社内資料）、他社の見積金額、秘密保持契約の対象、個人の連絡先

事実の確認については、AIが何を知らないかを押さえておけば十分です。AIは自社の製品仕様、価格、導入実績、他社の事例を知らないので、必要になれば創作します。目視で確かめるのは、数字、社名、製品名、日付の四つだけで構いません。それ以外の創作は、五つの穴を塞ぐ工程で潰れます。なお、利用アカウントの種別や社内設定の詳細、顧客管理システムとの連携については本記事では扱いません。

提案書が通らないのは、資料の出来のせいではない

提案書という言葉は、何かを新しく作る作業を指しているように見えます。けれど提案書が実際に果たしているのは、商談の場で積み上がったものを一枚に写し取ることのほうかもしれません。写しである以上、写す速度をどれだけ上げても、写される側の中身が増えることはありません。原本が薄ければ、薄いまま速く写るだけです。

道具の議論は、たいてい作業の速さに集まります。ただ、速くなったものが工程全体のどこに位置しているのかを見ないと、速さがそのまま成果に変わるとは限りません。速くなったのが最後の工程であれば、詰まっているのはたいていその手前で、手前の詰まりは下流をいくら速くしても解けません。それどころか、速くなった下流が、未完成のものをそのまま通過させてしまうことがあります。工程の途中に置かれていたはずの関門が、速さと引き換えに外れてしまう、という言い方もできそうです。

だとすれば問うべきは、どうすれば速く作れるかではなく、この工程は何が終わったことの証として置かれているのか、のほうなのだと言えそうです。

ここまで、材料の集め方から穴の塞ぎ方まで書いてきました。最後に、この記事の全章が向いている方向を書きます。提案書に関するAI活用の話は、たいてい「提案書の作成には時間がかかる、AIで短縮できる、だから提案の質が上がる」という筋道で語られます。この記事はそこを外します。

通らなかった提案書を振り返ってみると、原因はほとんど資料の手前にあります。相手の課題を聞ききれていない、予算とスケジュールを確認していない、決裁者が誰か分かっていない、そもそも相手には今それを買う理由がない。資料はその欠落を隠せないだけで、欠落を作ってはいません。

そして、AIはこの案件に今提案書を出すべきかどうかを判断できません。材料の欄が空でも、それらしい提案書を作ってしまいます。冒頭で挙げた、どの顧客にも出せる資料の正体はこれです。AIが出力を拒否しないことが、この工程で最も危険な性質です。

したがって、提案書が何倍も速く作れるようになると、合意が取れていない案件にも提案書が出るようになります。提案数は増え、受注率は下がり、総受注数は変わらないまま、営業も顧客も工数を使います。生産性が上がって成果が下がる、という逆転が起きます。

しかも提案書は、メールと違って取り返しがつきません。出した時点で価格と条件が固定され、顧客社内を回り、他社との比較表に載ります。早すぎる提案書は案件を殺します。速く作れることは、早く出すべき理由にはなりません。

だから、人が持つべき判断は資料の最終的な仕上げではなく、この案件に今提案書を出すかどうかです。言葉としては「最後は人が仕上げる」と似ていますが、判断の対象が違います。資料の中身ではなく、提案するかどうかのほうです。具体的な線も引けます。六つの材料のうち、相手の言葉、頻度と時間と金額、決裁者と締切の三つが埋まっていない案件には、まだ提案書を出さない。埋まらないのは記録の問題ではなく、商談で聞けていない問題です。次にやることは提案書を作ることではなく、もう一度商談の機会をもらうことです。

もう一段だけ踏み込みます。AIで提案書作成を効率化する、という言い方自体が、提案書を作ることを前提にしています。相手がすでに買うと決めている案件では、提案書よりも見積一枚と日程の調整のほうが速く進みます。AIが最も効くのは、材料が揃っていて決裁者も分かっている案件、つまり二回目以降の商談です。最も効かないのは、初回商談の直後にとりあえず提案書を出しておく案件です。

浮いた時間の使い道も、ここから決まります。提案書の本数を増やすことではなく、一件あたりの商談の準備と、聞き漏らしを埋める再訪に回すことです。材料が埋まらないのは聞けていないからだということ、骨子は間違っていればその場で捨てられるということ、塞ぐのに時間がかかるなら材料が足りないということ、決裁者が分からなければ二回目の読まれ方を設計できないということ。この記事のすべての章は、この一点につながっています。

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