【例文】【テンプレート】面接の日程調整メールの書き方

2026年6月23日 2026年10月22日

こむぎ

面接の日程調整メールの書き方を例文と共に紹介します。企業から日程を調整したいという旨の連絡が来た場合の返信の仕方や、日程変更をお願いする場合の理由の書き方など。

はじめに

面接の日程調整メールが企業と初めてメールする機会という人も多いのではないでしょうか。採用前の段階ではメールを含む一挙手一投足が審査の対象であると心得てください。本記事では送られてくるメールの内容別にコピペして使える例文と共に社会人としてのメールのマナーをご紹介します。

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日程調整メールの書き方例文

【日程調整メール】サンプル１：候補日を教えてほしいと言われた場合

株式会社〇〇採用担当者様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部のコネマガ太郎でございます。

この度は、次回面接のご連絡を頂きまして誠にありがとうございます。

ぜひ次回選考に進みたく思いますので、お言葉に甘えまして私の都合の良い日程を記載します。

【第１希望】◯月◯日㈪終日

【第２希望】△月△日㈫16：00以降

【第３希望】□月□日㈭午後

上記の日程でのご調整が難しい場合は、再度提示させていただきますのでお申し付け下さいませ。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

-------------------------------------------------------------------------------------〇〇大学〇〇学部〇〇学科コネマガ太郎(コネマガタロウ)

自宅住所：〒◯◯◯‐◯◯◯◯ ◯◯県〇〇市〇〇△丁目△番地

Eメール: t.conemaga@◯◯.◯◯.jp携帯電話: 09012345678

Tips

指定する日程をできる限り広くする方が喜ばれます（最低3日程）
全て駄目だった場合も調整する旨を書き入れましょう

【日程調整メール】サンプル２：企業側が日程を指定してきた場合（複数・1日程）

株式会社〇〇採用担当者様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部のコネマガ太郎でございます。

この度は、ご多忙の中面接の日程をご調整頂きまして誠にありがとうございます。

ではご指示頂ました、

日程：◯月◯日㈪16：00

場所：○○社オフィス

に必要書類を持参の上お伺いいたします。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

-------------------------------------------------------------------------------------〇〇大学〇〇学部〇〇学科コネマガ太郎(コネマガタロウ)

自宅住所：〒◯◯◯‐◯◯◯◯ ◯◯県〇〇市〇〇△丁目△番地

Eメール: t.conemaga@◯◯.◯◯.jp携帯電話: 09012345678

Tips

場所と日程をこちらがきちんと把握しているということが担当者に伝わるように明示しましょう
履歴書等の持ち物を指定されている場合、持っていく旨を書き入れましょう
日程調整へのお礼を忘れないようにしましょう

【日程調整メール】サンプル３：日程を指定されたが行けない場合

株式会社〇〇採用担当者様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部のコネマガ太郎でございます。

この度は、次回面接のご連絡を頂きまして誠にありがとうございます。

ぜひ次回選考に進みたく思いますが、ご指定いただきました日程には講義があるためお伺いできかねます。大変申し訳ございません。

面接日程の変更は可能でしょうか。お伺いできる日程を下に記載します。

【第１希望】◯月◯日㈪終日

【第２希望】△月△日㈫16：00以降

【第３希望】□月□日㈭午後

上記日程でのご調整が難しい場合には再度提示させていただきますのでお申し付けくださいませ。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

-------------------------------------------------------------------------------------〇〇大学〇〇学部〇〇学科コネマガ太郎(コネマガタロウ)

自宅住所：〒◯◯◯‐◯◯◯◯ ◯◯県〇〇市〇〇△丁目△番地

Eメール: t.conemaga@◯◯.◯◯.jp携帯電話: 09012345678

Tips

日程を調整できないことに関してまずはお詫びしましょう
簡潔にその理由を説明すると良いです
代わりの日程をできる限り幅広く提示します
企業側での調整ができない場合日程を再設定する旨を書き入れましょう

日程調整メールの書き方のポイント

冒頭でも述べたとおり、この日程調整メールも審査の対象です。したがって正しいメールの書き方を身につけておけば安心です。

【日程調整メール】件名

返信という形であれば問題ないが、そうでないのであれば「面接日程について（○○大学コネマガ太郎）」など、一日に多くのメールを処理しているビジネスパーソンが瞬時になんのことかわかる題名にしておきましょう。

【日程調整メール】あて名を確認

採用担当者の企業名、部署名等を明記し、「様」を付けます。

【日程調整メール】本文

まずはビジネスメールの最初を飾る決まり文句、「お世話になっております。」からはじめます。自分から送る最初のメールである場合は特に学校名と名前を忘れずに書き入れます。

【日程調整メール】結び

多忙な担当者をねぎらう言葉や、当日はよろしく頼むといった内容がほとんどです。

バリエーション

当日は何卒よろしくお願いいたします。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
お忙しい中恐縮ですがどうぞよろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが何卒よろしくお願いいたします。

【日程調整メール】署名

大学名
名前（ふりがなをつけておく）
住所
Ｅメールアドレス
電話番号

上記を必ず記載しておきましょう

おわりに

面接の日程調整メールの書き方について紹介してまいりました。先方と会う前に送るメールの印象は実際に面接するときのあなたへの「偏見」を作ります。こんな無礼なメールをする人とみられるか、ある程度マナーを守れこちらへの気遣いもできる人とみられるのかで本番でのやりやすさは間違いなく変わってきます。相手は大量の採用候補者を抱える忙しいビジネスパーソンであるということを肝に銘じてメールを書きましょう。あなたのそうした誠意は必ず相手に伝わるはずです。